نحوه نوشتن رزومه بخش یازدهم

در بخش قبلی از سری مقالات نحوه نوشتن رزومه برای پیدا کردن کار در استرالیا گفتیم که چگونه پروفایلی چشمگیر در شبکه های اجتماعی بسازیم. اکنون در بخش یازدهم از این سری مقالات به این موضوع می‌پردازیم که چگونه برای مشاغل دولتی استرالیا درخواست بدهیم.

اقدام کردن برای سمت‌‌های دولتی استرالیا

اقدام و تقاضا کردن شغل در بخش دولتی شرایطی کاملاً متفاوت با اقدام برای شغل در بخش خصوصی دارد، حتی اگر رزومه‌ای درخشان و چشمگیر و تجربیاتی عالی دارید، برای به دست آوردن وقت مصاحبه برای شغلی دولتی لازم است که فرایند کار را به دقت دنبال کنید. با اینکه سازمان‌های دولتی قرار گرفتن رزومه شما در فهرست نهایی را مهم می‌دانند، موفقیت شما به آن بستگی دارد که چقدر خوب به معیارهای گزینش توجه می‌کنید، که در بخش‌های آتی به جزئیات آن می‌پردازیم.

در این یادداشت درباره استخدام دولتی و فرایند گزینش، شرایط در بخش‌های عمومی و اینکه کجا به دنبال اطلاعات درباره مشاغل باشیم صحبت خواهیم کرد. شرح خواهیم داد که یک درخواست نوشتاری مرسوم، شامل چه مطالبی است و توصیه می‌کنیم که به هنگام نوشتن و سازگار کردن رزومه‌تان برای مشاغل دولتی، کدامین را مدنظر داشته باشید.

در پایان با ذکر چند مثال مفید نشان می‌دهیم که دقیقاً معیارهای گزینش را چگونه در نظر داشته باشید و نکاتی در این مورد بیان می‌کنیم. در واقع عمده تمرکز و توجه ما بر آن است که چگونه معیارهای گزینش درمورد مشاغل موجود در استرالیا را مورد توجه قرار دهیم، چرا که این مورد می‌تواند فرایند پیچیده‌ای باشد.

استخدام و فرایند گزینش در استرالیا

هنگامی که یک سمت دائمی در بخش دولتی استرالیا لازم است پر شود، یک هیئت گزینش یا کمیته که از سرپرست هیئت و اعضای آن تشکیل یافته است، شکل می‌گیرد. در بیشتر مواقع این هیئت از جنسیت و تجارب گوناگون تشکیل می‌گردد. سرپرست هیئت معمولاً مدیر صف یا ناظر بلافصل در کارگاه است که به ماهیت شغل به خوبی آگاه است. بقیه اعضاء هیئت ممکن است افرادی خارج از محیط کارگاه یا مستقل از آن و یا نماینده بخش HR باشند.

اولین وظیفه هیئت آن است که هر درخواستی را خوانده و رتبه‌بندی کنند. بر این اساس که چقدر خوب توانسته به معیارهای گزینش بپردازد، متقاضیانی که بتوانند از درخواست نوشتاری امتیازی خوب به دست آورند معمولاً برای مصاحبه دعوت می‌شوند.

در نیوزلند هر بخش برای تعیین کارکنان در رده پایین‌تر از مدیریت عامل، خودش اقدام و آگهی می‌کند، و این فرایند می‌تواند در هر سازمان متفاوت باشد. بسیاری از آژانس‌ها از شما می‌خواهند که رزومه و فرم درخواست را ارسال کنید. ولی نه همه، بسیاری از آزانس‌ها می‌خواهند که به معیارهای گزینش بپردازید. در مواردی که معیارهای گزینش مورد استفاده قرار گرفته‌اند، انتظار می‌رود که این موارد را در نامه توضیحی که به درخواستتان ضمیمه شده نیز مورد اشاره قرار دهید.

در اینجا یک استخدام مرسوم و کارهای مرتبط با فرایند گزینش در بخش دولتی را ارائه می‌نماییم:

1. سمت‌های خالی یا مشاغلی که اخیراً به وجود آمده‌اند مشخص می‌شوند.
2. شرح وظایف یا (PD) یک سمت بررسی شده، گسترش یافته یا به هنگام شده‌است. اگر ‌PD یا شرح وظایف جدید است یا کاملاً تغییر کرده‌است، لازم است ارزیابی شود تا ارزش کاری شغل تعیین گردد.
3. سمت شغلی آگهی می‌شود.
4. هیئت انتخاب تشکیل می‌گردد. هیئت از رئیس و اعضای آن متشکل است.
5. سمت شغلی بسته می‌شود. درخواست‌ها دریافت شده و توسط مدیریت منابع انسانی (HR) پردازش شده یا و با خدمات لازم به اشتراک گزارده شده و سپس برای هیئت گزینش ارسال می‌گردد.
6. هیئت با ابزارهای گزینش و معیارها موافقت می‌کند.
7. درخواست‌ها براساس معیارها به فهرست نهایی منتقل می‌شوند.
8. متقاضیان در فهرست نهایی برای مصاحبه مطلع شده و در بسیاری موارد از ابزارهای گزینش جهت ارزیابی، عملکرد ایشان استفاده می‌شود.
9. متقاضیان در فهرست نهایی، مصاحبه شده، ارزشیابی مجددی ممکن است صورت گیرد.
10. معرف‌ها متقاضیان را به جهت تناسبشان با کار، مورد سنجش قرار می‌دهند.
11. هیئت به تصمیم انتخابی می‌رسد.
12. گزارش انتخاب تکمیل گردید و توسط نماینده یا منبع موثق دیگری تأیید می‌گردد.
13. به متقاضیِ موفق شده، پیشنهاد استخدام داده می‌شود.
14. هنگامی که پیشنهاد شغل پذیرفته می‌شود، متقاضیانِ مصاحبه شده که موفق نشده‌اند از طریق هیئت گزینش از نتایج در استرالیا آگاه می‌شوند. در بسیاری از سازمان‌های نیوزلند متقاضیان داخلی کلامی و نوشتاری از عدم پذیرش خویش آگاه می‌شوند، در حالی که متقاضیان کاری فقط از طریق نوشتاری در جریان قرار می‌گیرند.
15. بازخوردهای پس از انتخاب

واژگان بخش دولتی

نیمی از موفقیت در نبرد به دست آوردن مشاغل دولتی آن است که از واژگان خاص و پیچیده بخش دولتی سر درآورید.

در جدول زیر چند مورد از کلید واژه‌های مرسوم در بخش دولتی و معنای هر یک را ذکر کرده‌ایم.

واژه	معنی
Appoint تعیین کردن، منصوب کردن	شخصی را در بخش دولتی استخدام کردن
Ethical Practice تمرین اخلاقیات	احترام به قانون و سیستم دولتی رفتار محترمانه با دیگران و پاسخگو بودن در قبال رفتار خویش اهمیت منافع عمومی
Equal Employment Opportunity (EEO) فرصت برابر اشتغال	EEO و قوانین مربوط به آن هر نوع تبعیض یا مزاحمت در محل کار را ممنوع می‌داند. خلاف قانون است که فردی بر اساس موارد زیر مورد تبعیض قرار گیرد: سن، جنسیت، نژاد، شرایط بارداری، مذهب، ناتوانی، ملیت، وضعیت تأهل، تمایلات جنسی یا هویت جنسی (مثلاً آنکه یک ترانس باشید).
Equity انصاف و عدالت	رفتار محترمانه و منصفانه با اشخاص تمامی فرایندهای انتخاب لازم است که باز و شفاف باشند، بر اساس شایستگی و به دور از تبعیض و خط.
واژه	معنی
Merit شایستگی	انتخاب بهترین شخص برای شغل مورد نظر
Selection Criteria معیارهای گزینش	استانداردهایی که به جهت ارزشیابی مهارت‌ها، توانایی‌ها، دانش و مدارک تحصیلی شما به کار گرفته می‌شود.
Selection Tools ابزارهای گزینش	ابزاری که عملکرد شما را در مقابل معیارهای گزینش ارزشیابی می‌کند. برای مثال ابزارهای گزینش شامل موارد زیر است: درخواست نوشتاری، رزومه، گزارش‌های مطالعاتی، آزمایش کاری، مراکز ارزشیابی، نقش بازی کردن، کارها و نامه‌های وارده. ارزشیابی‌های دقیق، آزمایش‌های روانشناسی، نمونه‌های کاری و گزارش‌های معرف‌ها. در گستره کاری آژانس‌هایی مثل پلیس یا سازمان‌های دفاعی ارزیابی فیزیکی به اندازه سایر موارد پر اهمیت است.
Short List فهرست نهایی	هیئت گزینش ، هر درخواستی را بر این اساس که چقدر خوب به معیارهای گزینش پرداخته است مورد ارزشیابی قرار می‌دهند. آنهایی که موفق شده‌اند به فهرست نهایی راه پیدا می‌کنند. متقاضیان فهرست نهایی مورد ارزشیابی مجدد قرار گرفته و با یکدیگر مقایسه می‌شوند، تا بهترین از میان آنان برگزیده شود.
واژه	معنی
Workplace/Occupational Health & Safety (WH&S) محل کار/ ایمنی و سلامتی مربوط به شغل	قوانین WH&S بر این اساس طراحی شده‌اند تا از سلامت و ایمنی و رفاه کارکنان در محل کار حمایت نماید. این مصوبه هر دو سوی ماجرا یعنی کارفرما و کارمندان را موظف و ملزم به رعایت آن می‌نماید. کارفرمایان وظیفه دارند مواظب کارمندان بوده و در تمرینات WH&S به آنان آگاهی داده، و آموزش و یادگیری آنان را تضمین نمایند؛ بدین‌صورت که تمامی تجهیزات، ابزار و ماشین‌آلات را بررسی کرده و از سلامت آنها اطمینان حاصل کنند، همچنین سوابق ایمنی آنها را نگه داشته و مطمئن باشند که از مواد به درستی استفاده کرده و انبار و توزیع می‌گردند. کارکنان لازم است که دستورالعمل WH&S را دنبال و از تجهیزات به درستی استفاده کنند و آموزش را دنبال نمایند و مدیران را از خطرات بالقوه آگاه سازند و به نحوی کار و رفتار کنند که دیگران در معرض خطر قرار نگیرند.

جستجوی مشاغل دولتی

اطلاعات کار در استرالیا و مشاغل بخش عمومی (دولتی) غالباً در محل‌های زیر آگهی می‌شوند:

• در روزنامه‌های محلی، ملی و منطقه‌ای
• در کمیته مشاغل آنلاین بخش عمومی. برای مشاغل دولتی محلی از آدرس govt.nz در نیوزلند و lgjobs.com.au در استرالیا استفاده نمایید. برای مشاغل فدرال از آدرس‌های Jobj.govt.nz یا jobsearch.gov.au یا apsjobs.gov.au ایالات نیز هرکدام صفحات یا وب‌سایت‌های آنلاین خودشان را دارند:
• nsw.gov.au
• nt.gov.au
• gov.au/jobs
• sa.gov.au
• tas.gov.au
• vic.gov.au
• wa.gov.au

وب‌سایت‌های استخدامی (مثل Seek, Career one, Directory my career, Australian local government job, Job_directory.com.au در استرالیا و Seek, Trade me, Trademe.co.nz/jobs در نیوزیلند.

همچنین وب‌سایت‌ها و قسمت‌های گوناگون دولتی؛ آژانس‌ها و دیگر نهادها می‌توانند مشاغل خود را فهرست و اعلام نمایند.

نکته: قبل از آنکه شروع به نوشتن درخواست خود کنید، مهم است که در آژانس‌های دولتی تحقیق کنید و دریابید که آیا آن مهارت‌ها، توانایی‌ها، دانش و مدارک تحصیلی که هیئت به دنبال آن است، دارا می‌باشید. برای این کار می‌توانید از راه‌های زیر استفاده کنید.

شرح وظایف سمت مورد بحث را Download کرده و به دقت بخوانید.

هنگامی که یک پست خالی در استرالیا و نیوزیلند آگهی می‌شود، معمولاً به همراه آن شرح وظایف شغل نیز می‌آید که اصل مطلب را در سازمان و سِمت مربوطه تشریح می‌کند.

شرح وظایف سمت شامل، عنوان شغلی، رتبه‌بندی، سطح، بخش، قسمت، واحد کاری، محل، سطح درآمد یا درجه، شماره ارجاع (شغل/محل خالی)، مقصد و هدف، محیط زیست، روابط گزارش‌دهی و شرح وظایف/شرح سمت، تاریخ بسته شدن دریافت درخواست‌ها، اسم و شماره تلفن یک کارشناس که بتوانید اطلاعات بیشتری به دست آورید، معمولاً به آگهی شغلی افزوده می‌شود. شرح شغل بسیار پر اهمیت است،چرا که شامل معیارهای گزینشی است که لازم دارید در درخواست نوشتاری خود به آنها اشاره کنید. می‌توانید یک نسخه از شرح شغل را از راه‌های زیر به دست آورید.

• می‌توانید با شخص یا دپارتمان مورد نظر که در آگهی استخدامی ذکر شده تماس بگیرید و از آنها بخواهید یک نسخه از شرح شغل را برایتان پست، فکس یا ایمیل کنند.
• از وب‌سایت یا کمیته مشاغل که شغل در آنجا آگهی شده یک نسخه از شرح مشاغل را Download کنید.
• از کمیته یا آژانس مرتبط یک نسخه Print تهیه کنید.

از اطلاعات اضافی موجود در کمیته مشاغل بخش دولتی استفاده کنید.

برخی از آژانس‌های دولتی با فراهم آوردن اطلاعات اضافی به شمادر تکمیل درخواستتان کمک می‌کنند. این اطلاعات را می‌توانید از طریق Download کردن ملحقات مرتبط از کمیته مشاغل بخش دولتی یا وب‌سایت استخدامی و یا از سایت آژانس به دست آورید. مدارک اضافی می‌تواند شامل تمام یا بخشی از این موارد باشد: برگه پوشه درخواست شرح شغل، بسته اطلاعاتی متقاضی و راهنمای متقاضیان.

دقت کنید: راهنمای متقاضیان یا بسته اطلاعاتی چیز بسیار کارآمدی می‌باشد، چرا که می‌تواند شناختی کلی از سازمان و نحوه اقدام کردن برای مشاغل به شما ارائه نماید.

صحبت کردن با کارشناس مربوطه.

اگر سوالات خاصی درمورد شغل و محل کار دارید، با کارشناس مریوطه با شماره تلفنی که در آگهی استخدام ثبت شده، صحبت کنید. این شماره همچنین در کمیته مشاغل دولتی و در شرح وظایف شغل نگاشته شده‌است. این شخص بالا و پایین شغل را به خوبی می‌شناسد و معمولاً ریاست هیئت استخدام را به عهده داشته و یا مدیر کارگاه می‌باشد همیشه این ایده جالب است که که سوال کنید چرا سمت مربوطه خالی است در حالی که فردی به شکل موقت مشغول به کار است.

کشف وب‌سایت آژانس.

به وب‌سایت آژانس مراجعه کنید تا اطلاعات بیشتری در مورد خود سازمان و عملکردش به دست آورید. هر اطلاعات مربوطی را که در اینجا پیدا می‌کنید می‌توانید به فرم استخدامی خود اضافه نمایید ـ به فوریت در این حالت از مجموعه متقاضیان مشخص‌شده و هیئت از ابتکار شما تحت تاثیر قرار می‌گیرد.

دستیابی به اطلاعات دیگر. هرچه که از ادبیات شرکت دسترس است نظیر، گزارش‌های سالیانه، برنامه‌های کسب‌و کار یا شرکت، مطالب و مقالات رسانه‌ها، برگه‌های اطلاعاتی، خبرنامه‌ها و بروشورها.

درخواست نوشتاری خود را تدوین کنید. عمده مشاغل دولتی نیازمند آن هستند که یک درخواست نوشتاری را آماده و پرداخت کنید، که معمولاً از موارد زیر تشکیل یافته است:

• برگه توضیحی درخواست نامه. اگر به دنبال یک شغل دولتی هستید لازم است یک برگه توضیحی را پر کرده و به جلوی درخواست خود الصاق نمایید. هر سازمان برگه خاص خود را دارد، می‌توان یک کپی از این فرم را از طریق Download کردن آن از کمیته مشاغل دولتی و یا از وب‌سایت سازمان دولتی بدست آورد، اگر آنلاین اقدام کرده‌اید احتمال دارد برگه توضیحی همراه درخواست آنلاین گنجانیده شده باشد.
• نامه توضیحی (گاهی اختیاری است) درباره خودتان و نامه توضیحی خوش طرح خود کمی بیشتر برای هیئت بگویید.
• رزومه‌ای با نام دو یا سه معرف. رزومه‌ای چشمگیر و حرفه‌ای که به قواره سمت مورد نظر درآمده است و بر هر تجربه مرتبطی تأکید دارد. به فصل ۳ برای جزئیات بیشتر رجوع کنید. شامل اسم، سمت و جزئیات تماس برای دو معرف که با کار مورد بحث مرتبط هستند (ترجیحاً سرپرستان فعلی و قبلی خودتان را انتخاب کنید). به یاد داشته باشید که ایتدا تأییدیه را بگیرید و بعد معرف را کاندیدا کنید، برای اطلاعات بیشتر به قسمت پیش‌رو دقت کنید.
• پاسخ‌های معیارهای گزینش. این مهم‌ترین قسمت درخواست شما است که لازم می‌باشد به تمامی معیارهای گزینش یا توانایی‌های کلیدی که در شرح شغل گنجانده شده پاسخ گویید. بسته به سازمان دولتی، ممکن است از شما خواسته شود که به هر معیار تحت یک عنوان اشاره کنید به شکلی که خلاصه‌ای از دانش، درک یا تجربیات خود از یک حوزه را بیان کنید. از سوی دیگر ممکن است از شما درخواست شود یک اظهاریه نوشتاری بنویسید یا معیارهای گزینشتان را در یک نامه توضیحی که از تناسب شما با سمت مورد نظر می‌گوید، ادغام کنید.

اکنون به شما نشان می‌دهیم که چگونه معیارهای گزینش را سروسامان دهید.

آماده ساختن یک رزومه برنده برای مشاغل دولتی استرالیا

با اینکه رزومه بخش عمومی شباهت فراوانی به رزومه در بخش خصوصی دارد، اگر بار اول است که رزومه بخش دولتی را پر می‌کنید، لازم است برای نوشتن متن رزومه کاری چند نکته اضافی زیر را در ذهن داشته باشید:

• اطلاعات کافی ارائه کنید. یک صفحه رزومه برای هیئت گزینش کفایت نمی‌کند، اطلاعات را در ۳ الی ۴ صفحه ارائه کنید.
• از به کار بردن سر واژه‌ها پرهیز کنید. فرض را بر این نگذارید که هر کس که رزومه شما را می‌خواند از بالا و پایین آنچه شما در سمت قبلی انجام داده‌اید، باخبر است. هر واژه تخیلی یا فانتزی را به طور کامل هجی کنید. همینطور هر سرواژه که به بخش یا سازمانی اطلاق کرده‌اید. سمت‌های قبلی خود را ساده و دقیق شرح دهید.
• استفاده از پوشه‌های تزئینی و کاغذهای رنگی را فراموش کنید. اگر قصد دارید که یک نسخه کاغذی از درخواست خود ارسال کنید، سعی کنید ظاهری ساده و سرراست داشته باشد ـ جوهر سیاه روی کاغذ سفید، که از گوشه سمت چپ بالا دوخته شده‌است.
• معرف‌هایتان را در رزومه ذکر نمایید.

به یاد داشته باشید: هنگامی که برای شغلی دولتی اقدام می‌کنید، همواره به یاد داشته باشید، جزئیات مرتبط با معرف‌هایتان را ذکر کنید نوشتن اینکه «معرف‌ها در صورت درخواست در دسترس خواهند بود» به کار نخواهد آمد.

• سر و سامان دادن به معیارهای گزینش. اطلاعات مرتبط با معیارهای گزینش در شرح شغل ارائه می‌شوند، و این روش دولت برای یافتن شخص مناسب برای شغل مورد بحث است. لازم است به معیارهای گزینش به شکلی موثر بپردازید تا بتوانید به مرحله بعدی فرایند استخدامی وارد شوید. معیارهای گزینش نوشتاری غالباً در شکل جملات یا قابلیت‌ها و شایستگی‌های کلیدی آورده می‌شوند.

نشان دادن اینکه معیارهای گزینش مورد تقاضا را انجام داده‌اید یک قدم از فرایند درخواست استخدام نیست که بتوانید آن را حذف کنید یا عجله به خرج دهید، بنابراین اطمینان حاصل کنید که ضرب‌الاجل درخواست را بررسی کرده‌اید تا زمان کافی برای آماده کردن آن در اختیار داشته باشید.

در زیر یک نمونه از معیارهای گزینش در قالب اظهاریه را ذکر کرده‌ایم:

• مهارت‌های پرورش یافته برقراری ارتباطات گفتاری و نوشتاری با قابلیت مسلم جهت مذاکره با مشتریان خارجی.

مثال‌های زیر نشان می‌دهد راه‌های گوناگونی برای ارائه معیارهای گزینش توانایی ـ محور موجود دارد.

مثال ۱. به شکلی موثر ارتباطات برقرار کنید

توانایی ارتباط برقرار کردن خود را برای گستره وسیعی از سهام‌داران، به دو شکل کلامی و نوشتاری و به روشی دقیق، زمان‌بندی شده و روشن ارائه کنید.

مثال۲. روابط کاری محکمی، پرورش و گسترش دهید

• با تعدادی از مشتریان داخلی و خارجی و سهام‌داران روابط حرفه‌ای برقرار کنید.
• به گونه اشتراکی و همانند یک عضو تیم کار کرده و از سایر اعضا به شکلی موثر حمایت کنید.
• تائید و تصدیق دستآوردهای سایر اعضای گروه، تیم یا ستاد.
• تفاوت‌ها و گوناگونی‌های فردی و سازمانی را حمایت کرده و ارج بگذارید.
• سعی کنید کارکنان بی‌تجربه و رده پایین‌تر را راهنمایی کرده و کمک کنید تا مسیر درست را بیابند.

مثال۳. نوآوری و ابتکار

• مثالی بزنید که توانایی‌تان در پاسخ دادن با انعطاف به تقاضا برای تغییر از محیط کار را نشان دهد.
• موقعیتی را تشریح کنید که با ارائه ایده باعث شدید کارایی در محیط کار افزایش یابد.

معیارها و گزینش می‌تواند در دو طبقه الزامی و انتخابی قرار گیرند:

• الزامی: باید قادر باشید برای اقدام کردن جهت استخدام به این معیارهای گزینش پاسخ دهید.
• انتخابی: اگر دارای چنین مهارت‌ها، مدارک تحصیلی یا دانشی هستید، در صف اول قرار دارید. اگر می‌توانید سعی کنید به این معیارها بپردازید.

ارائه کردن معیارهای گزینش

درخواست‌های دست‌نوشته این روزها نایاب است، لیکن اگر اصرار دارید. همواره درخواست خود را با حروفی استاندارد مثل Times New Roman یا Arial شروع کرده و از اندازه ۱۱ یا ۱۲ استفاده کنید. از تنها یک نوع حرف برای متن اصلی و حروف درشت برای عناوین و موارد تاکید استفاده نمایید.

نکته: سازمان‌های دولتی تمایل دارند که رزومه و معیارهای گزینش را به شکل دو مدرک جداگانه ارائه نمایید. ترکیب این دو با هم سبب سردرگمی می‌شود. یک صفحه پوشش روی معیارهای انتخابی خود بگذارید در آن نام سمت، عنوان خالی/شغل، شماره ارجاع، جزئیات راه‌های تماس با شما و عنوان مدرک را نظیر آنچه در شکل ۱-۱۳ آمده، ذکر نمایید.

از فرمت صحیح استفاده کنید

هنگامی که مشغول تکمیل کردن درخواست آنلاین دولت استرالیا هستید، ممکن است از شما خواسته شود، جواب سوالات را تحت عنوان خاصی بنویسید. این می‌تواند به دو طریق انجام گیرد. مثلاً از شما خواسته شود تایپ کنید یا پاسخ‌های معیارهای گزینش را در محلی که در فرم تعیین شده cut-and-paste کنید.

در حالی که در برخی موارد چنین کاری لازم نیست و کافی است هر معیار را جداگانه زیر عنوان خاص پاسخ گفته و سپس آنها را به درخواست ضمیمه نمایید. توضیه می‌کنیم از فرمت معقول و ساده زیر استفاده کنید.

• معیارهای خود را سفارش دهید

 معیارهای خود را بر اساس نمره سفارش دهید. برای مثال: SC1 (برای اولین معیار گزینش)، سپس SC2‌ و به همین ترتیب. عنوان هر معیار را با حروف درشت بنویسید تا مشخص شود.

• از سربرگ و پانویس استفاده کنید

اسمتان، عنوان سمت، نام پست خالی/نام شغل و شماره ارجاع را در سربرگ یا پانویس بیاورید، هر صفحه را شماره بگذارید.

• از فضای خالی استفاده کنید

خواننده را با متن طولانی نفس‌بر نکنید. به یاد داشته باشید تا جای ممکن از فضای سفید بین عبارات و جملات استفاده کنید. از فضای خالی یک خطی و حاشیه استاندارد بهره ببرید.

• از جملات «من» استفاده کنید

برای مثال: «در سمت قبلی به عنوان کارشناس اداری من مسئول …»

• از به کار بردن جملات با زمان مجهول پرهیز کنید

برای مثال جمله I prepared detailed reports به مراتب قوی‌تر و خوش‌آواتر از جمله Detailed reports were prepared by me می‌باشد.

• تعداد کلمات را در نظر داشته باشید

برخی از بخش‌ها (دپارتمان‌ها) متن‌های طولانی‌تر از تعداد کلمات ذکر شده را نمی‌پذیرند. اگر محدودیتی قائل نشده‌اند سعی کنید برای هر معیار گزینش بیش از یکی دو پاراگراف ننویسید. هدفتان آن باشد که تمامی معیارها را حداکثر در ۲ یا ۳ صفحه بکنجانید. اگر شک دارید، با کارشناس مربوطه چک کنید که ترجیح آژانس بر چیست.

در نیوزلند، تمام آژانس‌ها از معیارهای گزینش استفاده نمی‌کنند و آنهایی که استفاده می‌کنند، انتظار دارند که معیارهای گزینش در فرم درخواست یا نامه توضیحی در حد یک صفحه گنجانده شوند.

‌نکته: بسیاری از مشاغل دولتی در نیوزلند با یک Link به جزئیات شرح مشاغل (PD) دسترسی خواهید یافت. توصیه می‌کنیم شرح وظایف را تهیه کرده و ار آن برای قواره کردن درخواست خود برای سمت‌های دولتی در نیوزلند استفاده کنید. (PD) همراه خود اطلاعات مفید فراوانی دارد ـ خط گزارش‌دهی سمت مورد نظر به چه کسی مرتبط است، هدف از این سمت چیست؟ پاسخگویی‌های کلیدی سمت کدام است و ویژگی‌های شخصی و حرفه‌ای که لازم دارید تا بتوانید بر شغل مسلط شوید.

کشف راز معیارهای گزینش

در این قسمت چکیده‌ای از اجزای گوناگون معیارهای گزینش در استرالیا و اینکه چگونه الزامات آن را تشخیص دهیم بیان می‌کنیم:

جملات معیارهای گزینش

می‌توانید با شکستن جملات معیارهای گزینش به قدم‌های قابل مدیریت، خودتان را از شر جملات قلمبه‌سلمبه دولتی رها کنید از آن جمله‌اند:

1. معیارهای گزینش را به دقت بخوانید و زیر عبارات کلیدی خط بکشید. عبارات کلیدی به شما می‌گویند که معیار می‌خواهد شما چه کنید: آیا لازم است مثالی ارائه کنید تا تجاربتان دیده شوند؟ آیا خواننده از شما می‌خواهد که دانش خود را به نمایش بگذارید؟ یا لازم است نشان دهید که مفهوم را درک کرده‌اید؟

عبارات کلیدی معمولاً کلمه اول یا دو کلمه اول جمله را تشکیل می‌دهند؛ اگرچه می‌توانند در کل معیار گزینش پخش شده باشند.

در نمودار زیر فهرستی از عبارات کلیدی مشترک که در بخش دولتی مورد استفاده قرار می‌گیرند، ارائه کرده‌ایم.

عبارات یا کلمات کلیدی	چیزی که جواب شما باید به آن اشاره کند
قادر بودن	ممکن است این کار خاص را قبلاً انجام نداده باشید، لیکن نشان دهید که توانایی به‌دست آوردن مهارت‌ها، توانایی و دانش لازم را دارید. از مثال برای برجسته کردن تجارب قابل انتقالتان استفاده کنید.
آگاهی	شما به نحوی با محتوا آشنا هستید.
ظرفیت	دارای مهارت‌های لازم می‌باشید، لیکن ممکن است از آنها در زمینه کاری استفاده نکرده باشید.

عبارات یا کلمات کلیدی	چیزی که جواب شما باید به آن اشاره کند
نشان داده شده/اثبات شده	لازم است یک مثال مشخص از تجارب کاری خود ارائه کنید.
تجارب	وظایف خود را در گذشته به انجام رسانیده‌اید. خلاصه‌ای از گستره تجربیات خود ارائه کنید و شرح دهید چگونه در کار از آن استفاده کردید.
سطح بالا، به خوبی گسترش یافته، فوق‌العاده، برجسته و ممتاز، قوی	باید اثبات کنید در مهارت‌ها، دانش و توانایی‌هایتان فردی با استعداد و استثنایی هستید. با استفاده از یک مثال در زندگی واقعی دستآوردهای خود در زمینه مربوطه را برجسته نمایید.
دانش	باید به خواننده نشان دهید که با موضوع اصلی آشنا هستید. شرح دهید چگونه دانشی که از طریق کار، تجربه و یادگیری آموخته‌اید را به کار گرفته‌اید.
اجباری، در اختیار داشتن	این یکی از الزامات قطعی سمت است. برای مثال مدرک دانشگاهی یا معادل آن، گواهی‌نامه رانندگی یا ثبت‌نام حرفه‌ای.
اثبات شده	شما با موفقیت فعالیت‌های خود در گذشته را انجام داده‌اید و می‌توانید ادعای خود را با شواهد و مدارک پشتیبان، اثبات کنید.
درک و فهم	دانش شما فقط محدود به عناوین مطالب نمی‌شود، تمامی مطلب را درک کرده و اهمیت و اعتبار آن را فهمیده‌اید.

2. به کلیدواژه‌هایی که دانش و مهارت‌های لازم و ویژگی‌های شخصی را شناسایی می‌کند، دقت کنید. کلیدواژه‌ها عناوینی هستند که در درخواست نوشتاری خود به آنها اشاره کرده‌اید. برای آنکه بتوانید به طور کامل به معیارهای گزینش بپردازید، لازم است تمامی کلیدواژه‌ها را مشخص نمایید.

یک روش خوب برای شناسایی کلیدواژه‌های مورد نیاز آن است که زیر تمامی عبارات کلیدی در شرح شغل خط بکشید. و از آنها به عنوان نشانه جهت یافتن دانش، مهارت‌ها و ویژگی‌های شخص که سمت به دنبال آنها است استفاده کنید. برای مثال، فرض کنید زیر عبارت‌های کلیدی جمله به شکل زیر خط کشیده‌ایم.

SC1: Demonstrated customer service skills with a proven ability to work both autonomously and in a team environment.

خوب، حالا به عبارت کلیدی “demonstrated” مراجعه کرده و از خودتان بپرسید که «آنها می‌خواهند من چه چیز را به نمایش بگذارم؟» و بعد از آن می‌بینید که “customer service skills” یک کلیدواژه است. همینطور به “proven ability” نگاهی بکنید و از خود سوال کنید که «آنها می‌خواهند من چه چیز را اثبات کنم؟» در عین حال team environment و autonomously دو کلیدواژه دیگر هستند.

3. پاسخ خود را بنویسید و نشان دهید که مدارک تحصیلی شما با معیارهای خواسته شده تطابق دارد. برای پرداختن به معیارها در قدم دوم، لازم است که مثال مشخصی از زمانی که مهارت‌های خدمات مشتریان را به نمایش گزارده‌اید ارائه نمایید. یک مثال مشخص از زمانی که به طور مستقل کار کرده‌اید و یک مثال مشخص از زمانی که با یک تیم همکاری کرده‌اید.

معیارهای گزینش شایستگی-محور

برای معیارهای گزینش شایستگی-محور، فرایند کار اندکی متفاوت است. شایستگی غالباً به شکلی صادقانه با فهرستی از کلمات توصیفی ابراز می‌شود. در زیر یک مثال را ملاحظه می‌کنید. مثالی برای شور و شوق شخصی و شرافت (شایستگی).

(کلمات توصیفی)

• سطح بالایی از حرفه‌ای‌گری، استقلال، شرافت ومسئولیت را به نمایش می‌گذارد.
• تشخیص موقعیت مثبت کاری
• دارا بودن و ارتقاء درجات APS، کد رهبری APS و کد رهبری آژانس و سایر استانداردهای اخلاقی و حرفه‌ای
• به نمایش گذاشتن ابتکار و نوآوری، انگیزش و انرژی
• نشان دادن انعطاف‌پذیری، تعهد، شجاعت و شعور

با وجود شایستگی نیازی ندارید به هر مورد مهمی به عنوان یک معیار گزینش جداگانه بپردازید. کلمات توصیفی که درون هر عنوان شایستگی نهفته است، به طور خلاصه نشان می‌دهد که در یک سطح طبقه‌بندی خاص چه مورد انتظار است. آنها به شما می‌گویند که شایستگی چه معنایی می‌دهد.

کلمات توصیفی درواقع سرمشق هستند.

لازم است مثالی از یک موقعیت خاص ارائه کنید، جایی که شایستگی خود را به نمایش گذاشته‌اید، هنگامی که در حال بیان پاسخ خود می‌باشید، کلمات توصیفی را در نظر داشته باشید. مطمئن باشید که از مثال‌های جدید استفاده کنید. اکثر آژانس‌های دولتی رهنمون‌های خاص خود را برای پرداختن به معیارهای گزینش شایستگی-محور دارند، بهترین راه‌حل آن است که وب‌سایت آژانس یا کمیته مشاغل دولتی را بررسی کنید تا ببینید آیا اطلاعات اضافی برای نحوه پرداختن به شایستگی‌های کلیدی وجود دارد.

نکته: می‌توانید اطلاعات لازم جهت پرداختن به معیارهای گزینش را در خدمات دولتی استرالیا با Download کردن مدارک cracking the code در وب‌سایت کمیسیون خدمات دولتی استرالیا به آدرس زیر بیابید.

aspc.gov.au

نوشتن پاسخ‌های معیارهای گزینش

می‌دانید که درباره چه باید بنویسید؛ قدم بعد آن است که این کار را انجام دهید. در این قسمت، در این باره صحبت می‌کنیم که چگونه به پاسخ‌های معیارهای گزینش سر و سامان دهید. همچنین، چند مثال از پاسخ‌های نوشتاری را ارائه می‌کنیم.

تنظیم کردن و سر و سامان دادن به پاسخ خود

از این چارچوب به عنوان یک راهنما جهت تنظیم کردن و سر و سامان دادن به پاسخ‌های معیارهای گزینش خود استفاده کنید:

1. معیارهای گزینش را یادداشت کنید

معیارهای گزینش را در بالای صفحه فهرست کنید

2. با یک جمله آغازین شروع کنید

با یک جمله آغازین که به خواننده می‌گوید شما معیارهای گزینش را درک کرده‌اید، شروع کنید. به چند مثال توجه کنید:

‌SC1 مهارت‌های سطح بالای ارتباطات نوشتاری

من دارای ارتباطات سطح بالای نوشتاری می‌باشم

SC2 مهارت‌های خدمات به مشتری را به نمایش گذاشته‌است

با بیش از ۵ سال سابقه و تجربه به عنوان نماینده خدمات مشتری در یک مرکز تماس، مهارت‌های خدمت به مشتری را به شکل چشمگیری ارتقا داده‌ام.

SC3 مهارت‌های سطح بالای سرپرستی و نظارت

در طول ۵ سال گذشته، به ویژه در سمت خود به عنوان رهبر تیم، مهارت‌های نظارت و سرپرستی را درسطحی قوی گسترش دادم.

SC4 مهارت‌های عالی سازمانی با توانایی اثبات شده در هماهنگی رویدادها

به عنوان معاونت اداری در شرکت ABC مسئول هماهنگی تعدادی از رویدادها بودم که به مهارت عالی سازمانی نیازمند بود.

SC5 درک فرصت برابر استخدامی

درک بسیار خوبی از قوانین فرصت برابر شغلی دارم، به عنوان مشاور روابط صنعتی ۷ سال کار کرده‌ام.

SC6 قابلیت کار موثر در فضای تیمی

سمت من به عنوان هماهنگ کننده جمع‌آوری اعانات دانشگاه باعث شد به شکلی موثر در تیم کار کنم.

3. یک جمله پشتیبان تدوین کنید

حال با گسترش جمله آغازین نشان دهید که چگونه با معیارهای گزینش تطابق دارید. طی یک مثال به خواننده نشان دهید چگونه از مهارت‌ها و دانشتان در عمل استفاده کرده‌اید. یک راه استفاده از روش STAR است که توسط(DDI) Development Dimensions International ,ابداع شده‌است. کلمه STAR سرواژه کلمات زیر است:

Situation/Task

شرایط را تشریح کنید، «موقعیت» یا «کار» زمینه یا حوزه‌ای است که در آن دست به عمل می‌زنید. در عین حال عمل کردن به شیوه‌ای خاص را تشریح می‌کند.

Action. کاری را که انجام داده‌اید شرح دهید. فعالیت، یک عمل گفتاری یا نوشتاری از سوی شما در پاسخ به یک موقعیت یا کار است.

Result. پی‌آمد عملیات خود را شرح د هید، نتیجه، اثر عملکرد شماست. آنها به مسئولان استخدام می‌گویند که عمل یک فرد چه تغییر یا تفاوتی ایجاد کرده و آیا این عملیات موثر و مناسب بوده‌اند:

مثال‌های معیارهای گزینش

در اینجا چند نمونه پاسخ به دو معیار گزینش که متقاضیان باید داشته باشند یعنی «دانش» و «درک» ایمنی و سلامت محیط کار Workplace Health and Safety (WHS) و قوانین و الزامات مربوطه.

نشان دادن دانش خوب کاری

در زیر نمونه‌ای از دانش خوب کاری را نمایش می‌دهیم.

SC1 دانش سلامت و ایمنی محل کار

من توانسته‌ام دانش سلامت و ایمنی محل کار (WHS) را در حین کار کردن در بخش دولتی به خوبی گسترش دهم. به عنوان یک مشاور HR در بخش ABC، دوره‌های آموزشی لازم جهت کسب اطلاعات مصوبه را گذرانم و نسبت به مسائل و موارد زیر آگاهی یافتم؛ محل خروجی‌های آتش، تجهیزات اورژانس، تسهیلات کمک‌های اولیه، کارشناسان سلامت و ایمنی محل کار و نقاط و محل‌های تخلیه. همچنین جزوات مربوط به سلامت و ایمنی محل کار مطالعه کرده و با تدابیر، روش‌ها و راهنمایی‌های لازم از طریق اینترانت بخش آشنایی پیدا کردم. اخیراً در یک کارگاه نصف روز برای مسائل مربوط به ارگونومیک و روش‌های درست از جا بلند کردن شرکت نمودم. به علاوه در بخش فوق‌لیسانس مدیریت منابع انسانی دانشگاه شرکت کرده و نمره بسیار خوبی در موضوع سلامت و ایمنی در محل کار به دست آوردم.

من آگاهم که هدف اصلی (نام مصوبه) آن است که از وقوع مرگ، جراحات و بیماری در محل کار جلوگیری کنیم.

(نام مصوبه) درواقع چارچوبی است که هر دو سوی ماجرا یعنی کارفرما و کارکنان را مجبور می‌کند که مواجه با خطر را به حداقل کاهش دهند. به عنوان یک کارمند، وظیفه دارم که الزامات سلامتی و ایمنی را درمحل کار رعایت کرده در آموزش شرکت کنم و خطرات بالقوه را به سرپرست بلافصل خود گزارش دهم. از تجهیزات حفاظتی به خوبی استفاده کنم و با استفاده غلط از تجهیزات سلامت وایمنی هیچ شخص دیگری را عامدانه یا آگاهانه با خطر مواجه نکنم.

به یاد داشته باشید: هنگامی که معیار گزینش به دانش نیازمند است لازم است به هیئت نشان دهید با موضوع آشنا هستید و اصول مرتبط با قوانین را می‌شناسید. همواره به این موضوع اشاره کنید که دانش کسب کرده‌اید. اگر می‌توانید کمی پیش رفته و با مثالی به روشنی نشان دهید که چگونه در گذشته دانش خود را به کار بسته‌اید.

نشان دادن درک عمیق‌تر

در زیر مثالی می‌آوریم که درک عمیق‌تر از قوانین را به نمایش می‌گذارد.

SC2 درک سلامت و ایمنی محل کار

با بیش از ۷ سال تجربه به عنوان سرپرست تیم یک مرکز تماس با درکی عالی از سلامت و ایمنی محل کار به دست آورده‌ام.

به عنوان یک مدیر در بانک XYZ، نسبت به مسئولیت‌هایم تحت (نام مصوبه) آگاهم تا حامی سلامت، ایمنی و رفاه تمامی کارکنانم باشم. مدیریت ریسک در یک مرکز تماس مستلزم آن است که وضعیت راهروها، ورودی‌ها و خروجی‌های اظطراری کاملاً مطمئن و خالی از موانع و گرفتگی باشد تا از صدمات و جراحات احتمالی پرهیز شود. همچنین همواره کارکنان را تشویق می‌کنم شرایط کاری ایمن را تمرین کنند، با تنظیم کردن هدست، صندلی‌ها وصفحه مانیتور به شکلی مستمر می‌توانند خطر صدمات عضلانی را کم کنند. در عین حال متوجه درجه حرارت داخل مرکز هستم و کارکنان را به نوشیدن مقادیر زیادی آب تشویق می‌کنم و هرازگاهی تنفسی کوتاه برای کشش و استراحت.

کارکنان جدید در مرکز تماس با مسائل سلامت و ایمنی آشنا می‌شوند و شخصاً به طور منظم آموزش‌های (WHS) را برای کارکنان به اجرا درمی‌آورم. به تمامی کارکنان توصیه شده که برای شناخت خطرات، روش کار ارائه کنند و دنبال کردن فرایندی صحیح به هنگام وقوع یک شوک اکوستیک را بیاموزند.

پذیرش و اجرای تمرین‌های کار ایمن در مرکز تماس به نتایج زیر منجر گردیده است: کاهش غیبت از کار و نقل و انتقالات، (جابه‌جایی) کاهش فشارهای محل کار و به طور کلی کاهش هزینه‌ها و بالا رفتن روحیه.

به یاد داشته باشید: هنگامی که یک معیار گزینش به «درک» احتیاج دارد، قدمی به جلو برداشته و از اینکه صرفاً می‌دانید چه چیزی هست، پیش‌تر روید. لازم است نشان دهید که موضوع را درک کرده و فهمیده‌اید و از اهمیتش در محیط کار آگاهید.

تجربیات خود را به نمایش بگذارید

هنگامی که لازم است تجربیاتتان را در حوزه‌ای خاص به نمایش بگذارید یا اثبات کنید، تبدیل ایده‌ها و ارائه آنها در قالب کلمات گاهی دشوار می‌نماید. در اینجا چند ایده استادانه که می‌تواند در پاسخ این نوع معیارهای گزینش به کار آید ارائه می‌کنیم.

• صریح و روشن باشید
• مثالی از تجربیات کاری‌تان بگویید تا مهارت‌ها، توانایی‌ها و دانش شما را به نمایش درآورد
• شواهدی ارائه کنید که نشان دهد چگونه شایستگی خود را احراز کردید. در مثالتان شرح دهید که چه فرایند یا عملیاتی جهت پرداختن به موقعیت اتخاذ کردید.
• بر پیامدهای حاصله متمرکز شوید.
• از روش STAR که قبلاً در این بخش شرح داده شد به عنوان چارچوب ساختن قاب پاسخ‌های خود استفاده کنید.

با مشکل‌گشایی گروهی آغاز کنید ـ‌ درباره عملکرد روزانه خود فکر کنید. در مثال پیش‌رو از روش STAR استفاده کرده‌ایم:

SC3 نشان دادن توانایی حفظ یک محیط کار امن

Situation: در طول ۵ سال گذشته، به ویژه در سمت خویش به عنوان کارشناس سلامت و ایمنی محل کار در کالج تجارت ABC توانایی خود برای حفظ یک محیط کار ایمن را به نمایش گزارده‌ام.

Task: در این موقعیت، بسیاری از سوانح را بررسی کرده و در جهت اصلاح سلامت و ایمنی محل کار تغییراتی را توصیه نمودم.

اخیراً یک شیشه‌بر با ۲ سال سابقه کار هنگام جا انداختن شیشه در قاب، انگشت شست خود را مجروح کرد، چرا که فشار را به وسط قاب شیشه به جای لبه‌های بیرونی وارد کرد، در نتیجه شیشه خرد شد و انگشت وی را مجروح ساخت.

Action: هنگامی که گزارش سانحه ارائه شده بود، از معلم خواستم یک فرم گزارش سانحه را پر کرده و ارزشیابی ریسک را در محل کار رهبری نماید تا علت و شرایط حادثه روشن شود.

فاکتورهای پیدا شده نشان داد که کارآموز شیشه‌بر به هنگام حادثه از تجهیزات حفاظت شخصی Personal protective equipment (PPE) استفاده نکرده‌است و از دنبال کردن روش‌های کاری عاجز بوده است. بر اساس تحقیقات به عمل آمده، گزارشی درمورد ارزیابی سلامت و ایمنی محل کار برای مدیر برنامه تهیه نمودم و در آن توصیه کردم که کارآموزان شیشه‌بر به هنگام کلاس‌های تمرینی از دستکش و مچ‌بند حفاظتی جهت اجتناب از جراحات استفاده کنند. کارآموز مجروح برای دریافت آموزش‌های لازم و یادگیری روش‌های صحیح شیشه‌بری به کلاس‌های مربوطه فرستاده شد و روش‌های موجود به روش‌های PPE الحاق گردید.

تمامی کارآموزان شیشه‌بری تشویق شدند تا دوره‌های آموزشی را طی نموده و جابه‌جایی جام‌های شیشه و جاگذاری آنها در قاب مربوط را دوباره بیاموزند.

Result: تمامی توصیه‌ها توسط مدیریت ارشد تأیید گردید. گزارش‌های منتهی به فصل July سلامت و ایمنی محل کار نشان داد که با تکمیل و بهره‌برداری از روش‌های جدید جراحات ناشی از شیشه‌بری به ۷۵٪ کاهش یافته است.

توجه: هنگامی که پاسخ‌های خود را می‌نویسید از عناوین STAR استفاده نکنید، این مثال جهت ارائه یک رهنمون آورده شده‌است.

هشدار: هنگامی که قرار شد پاسخ‌هایتان به معیارهای گزینش را بنویسید، تا آخرین دقیقه آن را رها نکنید. سر و سامان دادن به یک درخواست با کیفیت به زمان نیازمند است.

نکته: قبل از نوشتن پاسخ‌های معیارهای گزینش تمامی وظایف یا تکالیف سمت در شرح شغل را به دقت مطالعه کنید. در درخواست نوشتاری خود به هیئت نشان دهید که این کار یا وظایفی مشابه آن را قبلاً انجام داده‌اید به انجام رسانده‌اید.

اگر یک متقاضی درون سازمانی هستید، اطمینان حاصل کنید که هیچ اطلاعات مهمی را در درخواست خود فراموش نکرده‌اید، حتی اگر تمام اعضای هیئت را می‌شناسید، هرگز تصور نکنید که آنها درباره شما و کارتان آگاهی قبلی دارند.

فرستادن درخواست برای شغل دولتی

در اینجا چند نکته مفید را خاطر نشان می‌سازیم تا قبل از ارسال درخواستتان برای یک شغل دولتی، در نظر داشته باشید، البته بستگی به روش تحویل مورد نظر شما هم دارد:

به یاد داشته باشید: تحویل دستی یا ارسال از طریق پست.

اگر درخواست نوشتاری خود را از طریق پست ارسال می‌کنید یا خودتان شخصاً تحویل می‌دهید، بررسی کنید که آیا یک نسخه از مدارک کافی است. برخی سازمان‌های دولتی در استرالیا علاوه بر نسخه اصلی، دو نسخه کپی از درخواست نوشتاری شما را نیز می‌خواهند ـ یک نسخه برای هر کدام از اعضای هیئت. با این حال تنها یک نسخه از برگه توضیحی درخواست کافی است. اگر برای بیش از یک شغل دولتی درخواست داده‌اید، به خاطر داشته باشید برای هر شغل/پست خالی (شماره ارجاع) یک درخواست جداگانه تکمیل نمایید.

هنگامی که درخواست نوشتاری و کاغذی خود را از طریق پست ارسال می‌کنید دقت کنید که تمامی برگه‌ها به یکدیگر دوخته شده باشند.

نکته: اگر درخواست خود را ازطریق پست ارسال می‌کنید، همواره عامل تأخیرهای غیرمنتظره را در ذهن داشته باشید. برای مثال اگر به طور نرمال برای تحویل پست یک روز در نظر می‌گیرید، در این مورد برای اطمینان چند روز زمان به حساب آورید.

• فکس

اگر درخواست خود را از طریق فکس ارسال می‌کنید، نسخه‌های اصلی را به خورد ماشین دهید. از کاغذهای رنگی استفاده نکنید.

• ارسال از طریق ایمیل

اگر سازمان دولتی شما را مستلزم داشته که درخواستتان را از طریق ایمیل ارسال نمایید، تمامی مدارک را در یک الحاقیه به ایمیل که شامل نامه توضیحی، رزومه و معیارهای گزینش است ارسال کنید. در پاره‌ای از موارد لازم است که برگه توضیحی را جداگانه الحاق نمایید و به دنبال آن شماره ارجاع شغل/سمت مورد تقاضا در جای مربوط به موضوع در ایمیل گنجانده می‌شود. فایل الحاق خود را در قالبی استاندارد ارسال کنید که مسئول استخدامی قادر به باز کردن آن باشد (اگر اطمینان ندارید، الزامات فرمت مورد نظر را بررسی کنید).

از ایمیل کردن (یا فکس کردن) درخواست خود در ساعات اوج کاری خودداری کنید چرا که ممکن است سبب شود با تاخیر در انتقال روبه‌رو شوید. برنامه‌ریزی کنید و درخواست خود را زود ارسال کنید!

• درخواست آنلاین Online

بیشتر سازمان‌های دولتی ترجیح می‌دهند که درخواست شما را آنلاین دریافت کنند. اگر شما با استفاده از یک وب‌سایت دولتی درخواست شغلی خود را ارسال می‌کنید، دستورالعمل را به دقت دنبال کرده و تمامی مدارک مورد نظر را در فرمت خواسته شده الحاق کنید. هیچکدام از معیارهای گزینش را از قلم نیندازید، شما می‌خواهید شانس گرفتن یک مصاحبه را به حداکثر برسانید.

هشدار: اگر درخواست خود را آنلاین ارسال می‌کنید، همیشه اندازه فایل یا محدودیت تعداد کلمات را در ذهن داشته باشید. برخی از سامانه‌ها به طور خودکار پاسخ‌هایی که از محدوده فراتر روند، قطع می‌کنند.

اگر آنلاین اقدام می‌کنید، با پست کردن یا فکس یا ایمیل و ارسال کپی‌های اضافی، دوباره‌کاری نکنید. یک نسخه کافی است.

هشدار: از upload کردن فایل‌های زیپ‌شده اجتناب کنید، ممکن است مسئولان استخدامی برای باز کردن مدارک حفاظت شده یا فایل‌های tag شده PDF با مشکل مواجه شوند.

شانس به دست آوردن شغل را با ارسال دیرهنگام درخواست از بین نبرید. این مسئولیت شماست که قبل از زمان و تاریخ اعلام شده، درخواست خود را ارسال کنید. برخی از آژانس‌ها دریافت و درخواست شما از طریق ایمیل، پست یا آنلاین را اعلام وصول می‌کنند.

بعد از ارسال درخواستتان، هیئت مربوطه یک الی دو هفته زمان نیاز دارد تا به تمامی درخواست‌ها رسیدگی کند. اگر مدتی گذشت و خبری دریافت نکردید، با کارشناس مربوطه که در آگهی شغل به وی اشاره شده بود برای اطلاعات بیشتر تماس بگیرید. اگر در فهرست نهایی باشید، هیئت با شما تماس خواهد گرفت تا ترتیب یک مصاحبه داده شود. اگر در فهرست نهایی جایی ندارید، نتیجه آن را کتبی به شما اطلاع خواهند داد.

اگر در این روال ناموفق بودید، می‌توانید با رئیس هیئت گزینش پس از نهایی شدن فرایند کار تماس گرفته و از او بخواهید بازخورد شما را به شما رائه نماید. بازخوردهای پس از گزینش غالباً در صورت درخواست متقاضی به وی ارائه می‌شود. البته این همیشه کل ماجرا نیست، چرا که برای مثال یک مسئول استخدامی دولت نیوزلند درباره کمپینی برای ما گفت که برای ۷.۵۰۰ پست خالی ۳۰.۰۰۰ نفر متقاضی جذب شده بوده‌است. و در چنین شرایطی فراهم کردن بازخورد برای تمامی متقاضیان غیرممکن بود. ارائه بازخورد براساس نحوه عملکرد شما در ارتباط با معیارهای گزینش است.