چگونه یک کاورلتر چشمگیر بنویسیم؟
متن پیش روی شما مربوط به فصل ششم کتاب “راهنمای جامع کاریابی در استرالیا” به تالیف “نیما کاظمی“، مدیر سازمان مهاجرتی پاسارگاد است. در فصل‌های قبل این کتاب در رابطه با بازار کار استرالیا و فرآیند شکار یک شغل و نحوه نوشتن یک رزومه برنده به صورت جامع توضیح داده شد. در این فصل در رابطه با اینکه چگونه یک کاور لتر چشمگیر بنویسیم؟ صحبت می‌کنیم.
سرتیترهای فصل ششم:
📌 چگونه یک کاورلتر چشمگیر بنویسیم؟
📌 کلمات: دست دادن از راه دور
📌 کالبدشناسی یک کاورلتر
📌 چگونه قسمت پیشگفتار را شکل دهیم؟
📌 رعایت اصول بنیادین: نکات مهم و فوت و فن های کاورلتر
📌 سر و سامان دادن به معیارهای گزینش
📌 ارائه کردن معیارهای گزینش
📌 از فرمت های صحیح استفاده کنید
📌 کشف راز معیارهای گزینش
📌 معیارهای گزینش شایستگی محور
📌 نوشتن پاسخ های معیارهای گزینش
📌 تنظیم کردن و سر و سامان دادن به پاسخ خود
📌 مثال های معیارهای گزینش
📌 کلمات: دست دادن از راه دور
📌 کالبدشناسی یک کاورلتر
📌 چگونه قسمت پیشگفتار را شکل دهیم؟
📌 رعایت اصول بنیادین: نکات مهم و فوت و فن های کاورلتر
📌 سر و سامان دادن به معیارهای گزینش
📌 ارائه کردن معیارهای گزینش
📌 از فرمت های صحیح استفاده کنید
📌 کشف راز معیارهای گزینش
📌 معیارهای گزینش شایستگی محور
📌 نوشتن پاسخ های معیارهای گزینش
📌 تنظیم کردن و سر و سامان دادن به پاسخ خود
📌 مثال های معیارهای گزینش
چگونه یک کاورلتر چشمگیر بنویسیم؟
آنچه در این بخش می‌خوانیم:• هدف از یک کاورلتر چیست
• بخش‌های تشکیل‌دهنده یک کاورلتر
• بررسی نمونه‌های یک کاورلتر موفق
• نکته‌های ریز ولی پراهمیت کاورلتر
یک موقعیت شغلی عالی را شناسایی کردهاید و می‌دانید در آن سمت به خوبی عمل میکنید. حالا تنها لازم است این پیام را صادقانه و با اعتماد به نفس به کارفرمای آینده احتمالی خود منتقل کنید. با یک نامه مختصر اما مفید، کارفرما را میخکوب رزومه‌تان کنید.
یک کاورلتر خوب، شانس خوانده شدن رزومه‌تان را بالا می‌برد.
کاورلتر در یک کلام، بیان می‌کند که چرا برای شغل مربوطه مناسب هستید.
با ارائه خلاصه‌ای از دوران حرفه‌ای درخشان خود می‌توانید مسئول استخدامی را با توانایی، مهارت‌ها، مدارک تحصیلی، دانش و تجربیاتتان حیرت‌زده کنید. در بازار کار پر رقابت امروز، کاورلتر شما باید در یک آن، نگاه‌ها را متوجه خود کند. با این کار نشان می‌دهید تنها برای شغلی اقدام میکنید که برای شما بهترین است.
کلمات: دست دادن از راه دور
بسیاری از کارفرمایان هنوز هم چشمشان به دنبال کاورلتر‌هاست. نامه‌ای با نگارش مناسب، شما را به عنوان یک گزینه جدی برای شغل مربوطه مطرح می‌کند؛ آن هم تنها در چند پاراگراف. این نامه نشان می‌دهد که برای هر شغلی که چشمتان به آن می‌افتد، اقدام نمی‌کنید، شما محک و معیار شغل مربوطه را به خوبی ارزیابی کرده و سنجیده‌اید و اکنون خود را به عنوان یک گزینه برتر معرفی میکنید. یک کاورلتر به‌سان دست دادن در اولین مصاحبه عمل می‌کند. نوشته‌ای که یخ‌ها را آب کرده و شما را به کارفرمای آینده احتمالی معرفی می‌کند. این نامه بطور خلاصه می‌گوید که چرا اقدام کردهاید و به چه دلایلی خود را نیرویی با ارزش به حساب می‌آورید.نکته: جملاتی که با «من» شروع می‌شوند، می‌توانند به خوبی بیان کنند که چرا مناسب شغل مورد نظر هستید ؛ اما بیش از حد از آنها استفاده نکنید. به نمونه‌های ارائه شده در این فصل (در قسمت «کاورلتر متناسب با نیازهای خود را بشناسید») رجوع کنید.
کاورلتر شما می‌تواند نقش‌های متعددی بازی کند؛ از جمله:
به عنوان یک معرفی‌نامه: همانند یک عکس فوری شما را به کارفرما معرفی کرده و در خلال آن می‌توانید بگویید به چه دلیل آن را می‌نویسید و چرا مناسب شغل مربوط هستید. هنگامی که خطاب به یک کارفرما می‌نویسید، می‌توانید در یک سطر اضافه کنید که چرا می‌خواهید برای سازمان آنها کار کنید.
به عنوان یک عامل فروش: فقط 30 ثانیه فرصت دارید که توجه مسئول استخدامی را جلب کنید؛ پس خجالت نکشید.
کاورلتر اولین فرصت شما برای بازارگرمی مهارت‌ها، توانایی‌ها، مدارک تحصیلی و تجربیات کاری‌تان است.
به عنوان اشتهاآور: یک کاورلتر قوی به راحتی توجه کارفرما را جلب کرده و او را علاقه‌مند می‌کند. این مسئله میل مخاطب را تحریک کرده و تمایلات در مورد رزومه شما را حتی قبل از خوانده شدن بیدار می¬کند. به عنوان مثالی از مهارت نگارش شما: کاورلتر خطاب به کارفرمایان، حسی از مهارت نوشتاری شما را به نمایش می‌گذارد و می‌تواند توانایی شما در تدوین و انتقال مفاهیم درخشان را به خوبی نشان داده و دقت شگفت‌انگیزتان بر جزئیات را بارز کند.
مدرکی دال بر انطباق مهارت‌هایتان با نیازهای شغل مربوط: یک کاورلتر خوب، متناسب با شغل و کارفرما شکل می‌گیرد؛ از این رو یک نمونه کلی و قالب مشخص و متناسب برای همه موارد وجود ندارد که بتوانید برای تعداد زیادی از کارفرمایان آن را ارسال کنید.
کاورلتر شما شرح می‌دهد که چگونه مهارت‌هایتان تطابق کاملی با الزامات شغل مربوط دارد. در ضمیمه ۴ و ۵ مثالی از یک کاورلتر ارائه می‌کنیم که متناسب با آگهی استخدامی نوشته شده‌است.
به یاد داشته باشید: ابتکار عمل نمره بالایی در چک‌لیست یک کارفرما کسب می‌کند؛ بنابراین قبل از آنکه کاورلتر خود را تکمیل کنید، کمی به خود زحمت داده و در مورد شرکت و شغل مربوطه تحقیق و بررسی کنید.
اگر در آگهی شغلی که از سوی آژانس استخدامی ارائه شده هیچ کارفرمای خاصی ذکر نشده است، کار تحقیق خود را در بخش صنعت آن حرفه دنبال کنید. به دنبال نشانه‌های افشاگرانه‌ای باشید که کارفرما از طریق عبارات ذکر شده در آگهی استخدام، مثل «رهبر بازار»، «شرکت چند ملیتی پیشرو» یا «تجارت با مالکیت خانوادگی» ذکر می‌کند. اگر نام شرکت در آگهی استخدامی آمده است، از وبسایت شرکت برای یافتن اطلاعاتی درباره تولیدات، خدمات، فرهنگ و ارزش‌های آن استفاده کنید. با این کار، کارفرما درک خواهد کرد که شما صادقانه به دنبال سمت مربوطه هستید.
کالبدشناسی یک کاورلتر
در این قسمت عناصر اصلی یک کاورلتر را شرح می‌دهیم.این نامه از ۳ قسمت اصلی تشکیل شده‌است: پیشگفتار:در این قسمت جزئیات راه‌های تماس با شما، نشانی و ادای احترام به مخاطب نوشته می‌شود و در صورت نیاز سطری درباره «موضوع»، بطور خلاصه. این اولین پاراگراف نامه شما است. این پاراگراف آغازین شامل جمله‌ای کوتاه است که دلیل تماس را برای خواننده شرح می‌دهد.
بخش اصلی: اینجا جائیست که می‌توانید خواننده را با مجموعه‌‌ای از مهارت‌ها، توانایی‌ها، مدارک تحصیلی، تجربیات و دستاوردهایتان شگفت‌زده کنید. دلیل تمایلتان برای همکاری با آن سازمان را پررنگ کنید و بگویید چگونه می‌توانید پاسخگوی نیازهای شرکت باشید. با نمایش میزان تطابق توانایی‌ها و تجربیات شما با معیارهای شغل درخواستی ، نگاه مسئول جذب را بر روی رزومه‌تان متمرکز کنید.
فرجام: این بند چکیده‌ای از فرایند پیش رو را ارائه کرده و در عین حال در دسترس بودن شما و آمادگی‌تان را تایید می‌کند.
فراموش نکنید که حتما شماره تلفن خود را ذکر کنید تا کارفرمای احتمالی، امکان دسترسی و تعیین یک قرار ملاقات با شما را پیدا کند.
پیشگفتار: در این قسمت آغازین، بطور خلاصه علت اصلی تماس خود را بیان میکنید. آیا به آگهی یک سمت خالی پاسخ داده‌اید؟ اگر جواب مثبت است، زمان و نحوه دسترسی به آگهی را ذکر کنید.
بخش اصلی: پاراگراف‌های دوم و سوم، بخش اصلی کاورلتر شما را تشکیل می‌دهد. به کارفرما بگویید که چه دانش، مهارت‌ها، تجارب، مدارک تحصیلی یا خصوصیات فردی دارید که از طریق آنها می‌توانید به ارزش‌های سمت مورد نظر اضافه کنید. چرا بهترین شخص برای شغل مورد نظر هستید؟ چند مورد از دستاوردهایتان را که مشخصا به آنها افتخار میکنید، ذکر کنید و بطور خلاصه بگویید چرا تمایل به تصاحب این پست دارید و چگونه می‌توانید در موفقیت شرکت نقشی ایفا کنید. به یاد داشته باشید که کاورلتر را متناسب با شغل مورد نظر درآورید.
فرجام: در این پاراگراف آمادگی شما تایید شده و چکیده‌ای از فرایند بعدی را ارائه می‌کند. فراموش نکنید که جزئیات مربوط به تماس را حتما اضافه کنید تا کارفرما بتواند برای مصاحبه با شما تماس بگیرد.
در بخش‌های پیشرو این قسمت‌ها را با جزئیات بیشتر بررسی خواهیم کرد.
چگونه قسمت پیشگفتار را شکل دهیم؟
اطمینان حاصل کنید که کاورلتر را با اطلاعات الزامی زیر شروع کنید:جزئیات راه‌های ارتباط با شما
می‌توانید کاورلتر را در قالب یک مدرک جداگانه تهیه کرده و یا آن را در قسمت اصلی یک ایمیل بنویسید. اگر این راه را انتخاب کرده‌ید که کاورلتر را در بخش اصلی یک ایمیل ارسال کنید، حتماً شماره تلفن خود را ضمیمه کنید. هنگامی که آن را در قالب یک مدرک جداگانه تهیه میکنید نام، شماره تلفن همراه و ثابت و آدرس ایمیلتان را ضمیمه کنید. افزودن آدرس پستی اختیاری است.
تاریخ
اگر مدرکی جداگانه تهیه میکنید، تاریخ روز جاری را در حاشیه سمت چپ تایپ کنید و به ترتیب روز، ماه و سال را ذکر کنید مانند:17 January 2014. اگر کاورلتر را از طریق email ارسال میکنید، لزومی ندارد تاریخ را ذکر کنید؛ چرا که بطور اتوماتیک در email قید می‌شود.
نام و آدرس مخاطب
اطمینان حاصل کنید که کاورلتر خود را برای فرد مناسبی ارسال میکنید و عنوان درست و صحیح وی را به کار می‌برید.
اگر در آگهی شغلی از کسی نام برده نشده است، به سازمان مربوط زنگ بزنید و نام مخاطب درست را سوال کنید. بطور سرخود نامه را برای مدیر HR یا مدیرعامل ارسال نکنید (ممکن است آنها بهترین شخص ممکن نباشند). همچنین، هجای اسم شخص موردنظر و نام شرکت را چک کنید. اضافه کردن نشانی کارفرما در ایمیل یک گزینه انتخابی است.
هشدار: توصیه می‌کنیم روزانه صدها کاورلتر را از طریق پست یا ایمیل روانه شرکت‌های مختلف نکنید. دیر یا زود با این مشکل مواجه خواهید شد که نامه شما به اشتباه، به جای آقای آدامز برای خانم تیلور فرستاده شده است؛ یا اینکه هنگام مکالمه تلفنی، نام شرکت رقیب را مخاطب قرار می‌دهید. راه‌حل این مشکل این است که در انتخاب شغل، گزیده عمل کنید. بگذارید رو راست باشیم؛ چگونه ممکن است برای صدها سمت گوناگون واجد شرایط باشید؟
کاورلتر خود را متناسب با سازمان مربوطه تدوین کنید و قبل از ارسال، همه چیز را به دقت بخوانید. بهتر آنکه از شخصی مطمئن بخواهید که کار شما را با دقت بخواند.
ادای احترام: در صورت امکان به جای خطاب قرار دادن اشخاص با عبارات “آقای/خانم عزیز” یا “قابل توجه ....... محترم”، سعی کنید از نام کوچک مناسبی استفاده کنید تا اندکی جنبه شخصی به آن افزوده و به کارفرما نیز ابتکار عمل خود را نشان دهید.
هشدار: بیش از اندازه با کارفرمایان خودمانی نشوید. از شروع کردن کاورلتر خود با نام کوچک مثل “باب عزیز” پرهیز کنید؛ چرا که برای برخی از آنها مسئله‌ای حساس محسوب می‌شود. به جای آن، سعی کنید از نام‌خانوادگی استفاده کنید (Dear Mr. Kim)؛مگر آنکه با مسئول استخدامی یکدیگر را با نام کوچک خطاب کنید. اگر مسئول استخدام یک خانم است و شما نسبت به وضعیت تاهل او اطمینان ندارید، از حدس و گمان و نوشتن “Mrs.” یا “Miss” خودداری کنید. به هنگام تردید از Ms. استفاده کنید.
موضوعِ نامه
اگر به آگهی ویژه‌ای پاسخ می دهید، عنوان شغل را در «سطر موضوع» نامه و یا در بخش «موضوع» ایمیل حتماْ ذکر کرده و شماره ارجاع یا شماره شغل (اگر ذکر شده است) را داخل گیومه یا پرانتز بیاورید؛ مانند: RE: Marketing Assistant role (Ref NoMA3456/07). شماره ارجاع در واقع یک کد است که کارفرمایان برای تشخیص مشاغل از یکدیگر مورد استفاده قرار می‌دهند. برخی از شرکت‌ها همزمان برای مشاغل متفاوتی آگهی می‌کنند. با ذکر کردن عنوان شغل و شماره ارجاع در کاورلتر، کار را برای کارفرمایان ساده کنید. برای مشاغل دولتی در شرح وظایف ارائه شده، شماره ارجاع یا شماره شغل را جستجو کنید یا نگاهی به آگهی استخدامی در شورای مشاغل دولتی بیندازید.
برای نامه‌های توضیحی نامطمئن، از قسمت «موضوع» ایمیل برای جلب توجه استفاده کنید. در پیامی کوتاه و اختصاصی مسئول استخدامی را تشویق کنید تا ایمیل شما را باز کرده و بخواند.
اگر به آگهی ویژه‌ای پاسخ می دهید، عنوان شغل را در «سطر موضوع» نامه و یا در بخش «موضوع» ایمیل حتماْ ذکر کرده و شماره ارجاع یا شماره شغل (اگر ذکر شده است) را داخل گیومه یا پرانتز بیاورید؛ مانند: RE: Marketing Assistant role (Ref NoMA3456/07). شماره ارجاع در واقع یک کد است که کارفرمایان برای تشخیص مشاغل از یکدیگر مورد استفاده قرار می‌دهند. برخی از شرکت‌ها همزمان برای مشاغل متفاوتی آگهی می‌کنند. با ذکر کردن عنوان شغل و شماره ارجاع در کاورلتر، کار را برای کارفرمایان ساده کنید. برای مشاغل دولتی در شرح وظایف ارائه شده، شماره ارجاع یا شماره شغل را جستجو کنید یا نگاهی به آگهی استخدامی در شورای مشاغل دولتی بیندازید.
برای نامه‌های توضیحی نامطمئن، از قسمت «موضوع» ایمیل برای جلب توجه استفاده کنید. در پیامی کوتاه و اختصاصی مسئول استخدامی را تشویق کنید تا ایمیل شما را باز کرده و بخواند.
نکته: کارفرمایان غالباً با خواندن سطر موضوع تصمیم می‌گیرند ایمیل شما را حذف کنند یا بخوانند. هرگز سطر موضوع را خالی رها نکنید. چنین اتفاقی سبب می‌شود که آنها به اشتباه ایمیل شما را پاک کنند یا آن را باز نشده در inbox رها کنند.
پاراگراف آغازین
در پاراگراف آغازین، دلیل اصلی تماس را خلاصه بازگو کنید. آیا پاسخ یک آگهی استخدامی را می‌دهید؟ اگر چنین است، کجا و کی این شغل آگهی شده؟ آیا با یک تماس به این کار ارجاع داده شده‌اید؟
نکته: اگر توسط یک همکار، مدیر یا دوستی صمیمی توصیه شده‌اید، حتماً نام وی را در کاورلتر قید کنید؛ به‌ویژه اگر وی شخصی مورد احترام و محبوب در آن حرفه است. این روزها برای بسیاری از مشاغل از طریق ارتباط و ارجاع شخصی فرد مناسب را گزینش می کنند؛ حتی برخی از کارفرمایان در قبال معرفی متقاضی پاداشی به معرف پرداخت می‌کنند.
ساختن بخش اصلی
نیازی نیست که بخش اصلی کاورلتر شما از 2 یا 3 پاراگراف طولانی‌تر شود؛ موجز ولی همراه جزئیات. این بخش برای کارفرما توضیح می‌دهد که چه مهارت، دانش، تجربه، مدارک تحصیلی و خصوصیات شخصی می‌توانید به سمت خاص پیشنهادی اضافه نمایید؟ چرا بهترین فرد برای شغل مورد نظر می‌باشید؟ نقاط قوت شما چیست؟ چند دستاورد بخصوص را که به آنها افتخار میکنید و مرتبط با شغل مدنظر هستند، ذکر کنید.
چرا این پُست؟
بارزترین نقاط قوت خود را که متناسب شغل پیشنهادی است، ذکر کنید. دقیقاً نشان دهید کدام مهارت‌ها و تجارب شما با معیارهای شغل مورد نظر تطابق دارد.
برای سامان دادن به این مسئله در وهله نخست، لازم است دریابید برای انجام کار به چه نیاز دارید. آگهی استخدامی را به دقت بخوانید و زیر معیارهای کلیدی خط بکشید. بیشتر آگهی‌ها، فهرستی را از آنچه یک متقاضی مناسب باید داشته باشد، ارائه می‌کنند. در قدم بعد، به مهارت‌ها، مدارک تحصیلی، دانش و تجربه خود فکر کنید و ببینید کدامیک با معیارهای شغل موردنظر تطابق دارد؛ آنگاه آنها را در بخش اصلی کاورلتر خود بگنجانید. برای جذابیت بیشتر، می‌توانید اندکی از خصوصیات ویژه شخصیتی خود را هم چاشنی کار کنید.
چرا این شرکت؟
با اشاره به دلایلتان برای پیوستن به آن شرکت، ارتباطی مسقیم با کارفرما ایجاد میکنید. درباره شرکت و آنچه که آن را برجسته کرده است، بیندیشید. جنبه‌هایی که می‌توانید به آنها اشاره کنید، شهرت و اعتبار شرکت، پایگاه مشتریان آن، فرهنگ، فرصت‌های توسعه و چالش‌های کاری که ایجاد می‌کند.
در پاراگراف آغازین، دلیل اصلی تماس را خلاصه بازگو کنید. آیا پاسخ یک آگهی استخدامی را می‌دهید؟ اگر چنین است، کجا و کی این شغل آگهی شده؟ آیا با یک تماس به این کار ارجاع داده شده‌اید؟
نکته: اگر توسط یک همکار، مدیر یا دوستی صمیمی توصیه شده‌اید، حتماً نام وی را در کاورلتر قید کنید؛ به‌ویژه اگر وی شخصی مورد احترام و محبوب در آن حرفه است. این روزها برای بسیاری از مشاغل از طریق ارتباط و ارجاع شخصی فرد مناسب را گزینش می کنند؛ حتی برخی از کارفرمایان در قبال معرفی متقاضی پاداشی به معرف پرداخت می‌کنند.
ساختن بخش اصلی
نیازی نیست که بخش اصلی کاورلتر شما از 2 یا 3 پاراگراف طولانی‌تر شود؛ موجز ولی همراه جزئیات. این بخش برای کارفرما توضیح می‌دهد که چه مهارت، دانش، تجربه، مدارک تحصیلی و خصوصیات شخصی می‌توانید به سمت خاص پیشنهادی اضافه نمایید؟ چرا بهترین فرد برای شغل مورد نظر می‌باشید؟ نقاط قوت شما چیست؟ چند دستاورد بخصوص را که به آنها افتخار میکنید و مرتبط با شغل مدنظر هستند، ذکر کنید.
چرا این پُست؟
بارزترین نقاط قوت خود را که متناسب شغل پیشنهادی است، ذکر کنید. دقیقاً نشان دهید کدام مهارت‌ها و تجارب شما با معیارهای شغل مورد نظر تطابق دارد.
برای سامان دادن به این مسئله در وهله نخست، لازم است دریابید برای انجام کار به چه نیاز دارید. آگهی استخدامی را به دقت بخوانید و زیر معیارهای کلیدی خط بکشید. بیشتر آگهی‌ها، فهرستی را از آنچه یک متقاضی مناسب باید داشته باشد، ارائه می‌کنند. در قدم بعد، به مهارت‌ها، مدارک تحصیلی، دانش و تجربه خود فکر کنید و ببینید کدامیک با معیارهای شغل موردنظر تطابق دارد؛ آنگاه آنها را در بخش اصلی کاورلتر خود بگنجانید. برای جذابیت بیشتر، می‌توانید اندکی از خصوصیات ویژه شخصیتی خود را هم چاشنی کار کنید.
چرا این شرکت؟
با اشاره به دلایلتان برای پیوستن به آن شرکت، ارتباطی مسقیم با کارفرما ایجاد میکنید. درباره شرکت و آنچه که آن را برجسته کرده است، بیندیشید. جنبه‌هایی که می‌توانید به آنها اشاره کنید، شهرت و اعتبار شرکت، پایگاه مشتریان آن، فرهنگ، فرصت‌های توسعه و چالش‌های کاری که ایجاد می‌کند.
دستاوردهای دوران حرفه‌ای خود را برجسته کنید
با ارائه دو تا سه مورد از دستاوردهای شاخص خود که با شغل مورد نظر نیز مرتبط است، نشان دهید که عدم استخدام شما چقدر بدور از عقل است. ارائه دستاوردهای مرتبط نشان می‌دهد که در صورت استخدام چه شور و شوقی به این شغل خواهید افزود.
با ارائه دو تا سه مورد از دستاوردهای شاخص خود که با شغل مورد نظر نیز مرتبط است، نشان دهید که عدم استخدام شما چقدر بدور از عقل است. ارائه دستاوردهای مرتبط نشان می‌دهد که در صورت استخدام چه شور و شوقی به این شغل خواهید افزود.
فرجام
در پاراگراف آخر، نوشتار خود را با یک جمله مثبت و پیشنهاد ملاقات رو در رو یا چنانچه در ایالات دیگر یا خارج از کشور هستید، ملاقاتی از طریق Skype تمام کنید.
نکات کلی قدم‌های بعدی فرآیند
اگر در بخش اصلی کاورلتر چیزی ذکر نکرده‌اید، از پاراگراف نهایی استفاده کرده و ضمیمه بودن رزومه خود را اعلام کنید. همچنین می‌توانید از کارفرما یا مسئول استخدامی بابت مشاهده درخواستتان تشکر کرده و درباره قدم بعدی کار توضیح دهید؛ به عنوان مثال، روراست و در عین حال مودبانه به انجام یک مصاحبه اشاره کنید، بگویید چه زمانی در دسترس هستید یا اینکه دوست دارید در فرصتی مناسب درباره شرایط کار صحبت کنید. هنگام نوشتن کاورلتر اگر از شرایط نامطمئن هستید، بهتر است در پایان اشاره کنید که فرآیند را با یک تلفن یا یک ایمیل ظرف یک هفته پیگیری خواهید کرد.
تاکید کنید که قابل دسترس هستید
اطمینان حاصل کنید که در جملات پایانی یک شماره تماس ذکر کردهاید؛ تا کارفرما بتواند برای ترتیب یک مصاحبه به شما دسترسی داشته باشد.
امضاء
کاورلتر خود را امضاء کرده و از عبارات «ارادتمند شما» یا «با تقدیم احترام» استفاده کنید. اگر نامه شما مخاطب خاصی دارد از «ارادتمند شما» و اگر اسمی برای تماس ندارید از «با تقدیم احترام» استفاده نمایید. نام خود را در سطر پایین نامه تایپ کنید؛ ولی فضای کافی برای امضاء باقی بگذارید؛ به ویژه اگر یک کپی کاغذی از نامه را ارسال میکنید. برای نامه‌هایی که از طریق ایمیل یا آنلاین ارسال می‌شوند، تنها ذکر نامتان کافی است. همچنین برای بار سوم چک کنید که رزومه‌تان ضمیمه ایمیل یا درخواست آنلاین شما شده است.
به یاد داشته باشید: هرگز در کاورلتر خود قولی ندهید که نمی‌توانید به آن عمل کنید. اگر در پاراگراف نهایی اشاره کردهاید که برنامه دارید جریان را از طریق تلفن یا ایمیل تا پایان هفته دنبال کنید، تاریخ را یادداشت کرده و حتماً آن را انجام دهید.
نوع درست کاورلتر مناسب نیازتان را شناسایی کنید.
نامه‌های توضیحی در شکل و فرمت‌های مختلف تدوین می‌شوند؛ بسته به رویکردی که به فرصت استخدامی دارید.
در پاراگراف آخر، نوشتار خود را با یک جمله مثبت و پیشنهاد ملاقات رو در رو یا چنانچه در ایالات دیگر یا خارج از کشور هستید، ملاقاتی از طریق Skype تمام کنید.
نکات کلی قدم‌های بعدی فرآیند
اگر در بخش اصلی کاورلتر چیزی ذکر نکرده‌اید، از پاراگراف نهایی استفاده کرده و ضمیمه بودن رزومه خود را اعلام کنید. همچنین می‌توانید از کارفرما یا مسئول استخدامی بابت مشاهده درخواستتان تشکر کرده و درباره قدم بعدی کار توضیح دهید؛ به عنوان مثال، روراست و در عین حال مودبانه به انجام یک مصاحبه اشاره کنید، بگویید چه زمانی در دسترس هستید یا اینکه دوست دارید در فرصتی مناسب درباره شرایط کار صحبت کنید. هنگام نوشتن کاورلتر اگر از شرایط نامطمئن هستید، بهتر است در پایان اشاره کنید که فرآیند را با یک تلفن یا یک ایمیل ظرف یک هفته پیگیری خواهید کرد.
تاکید کنید که قابل دسترس هستید
اطمینان حاصل کنید که در جملات پایانی یک شماره تماس ذکر کردهاید؛ تا کارفرما بتواند برای ترتیب یک مصاحبه به شما دسترسی داشته باشد.
امضاء
کاورلتر خود را امضاء کرده و از عبارات «ارادتمند شما» یا «با تقدیم احترام» استفاده کنید. اگر نامه شما مخاطب خاصی دارد از «ارادتمند شما» و اگر اسمی برای تماس ندارید از «با تقدیم احترام» استفاده نمایید. نام خود را در سطر پایین نامه تایپ کنید؛ ولی فضای کافی برای امضاء باقی بگذارید؛ به ویژه اگر یک کپی کاغذی از نامه را ارسال میکنید. برای نامه‌هایی که از طریق ایمیل یا آنلاین ارسال می‌شوند، تنها ذکر نامتان کافی است. همچنین برای بار سوم چک کنید که رزومه‌تان ضمیمه ایمیل یا درخواست آنلاین شما شده است.
به یاد داشته باشید: هرگز در کاورلتر خود قولی ندهید که نمی‌توانید به آن عمل کنید. اگر در پاراگراف نهایی اشاره کردهاید که برنامه دارید جریان را از طریق تلفن یا ایمیل تا پایان هفته دنبال کنید، تاریخ را یادداشت کرده و حتماً آن را انجام دهید.
نوع درست کاورلتر مناسب نیازتان را شناسایی کنید.
نامه‌های توضیحی در شکل و فرمت‌های مختلف تدوین می‌شوند؛ بسته به رویکردی که به فرصت استخدامی دارید.
سه نوع اصلی کاورلتر وجود دارد:
- کاورلتر در پاسخ به یک آگهی استخدامی تهیه شده است
این نوع کاورلتر با اختلاف زیاد، معمول‌ترین شکل نامه است که در پاسخ به یک آگهی برای شغلی ویژه تهیه شده است. به ضمیمه ۵ یا ۶ که در بالا آوردیم توجه کنید که مثالی است از یک آگهی استخدام و کاورلتر در جواب آن.
- کاورلتر ارجاعی
این نوع از کاورلتر بر اساس توصیه یک شخص برای کارفرما نوشته می‌شود. شخصی که شما را به سازمان ارجاع داده است، در اولین پاراگراف کاورلتر معرفی شده است.
به یاد داشته باشید: همیشه قبل از آنکه نام معرفی را در کاورلتر ذکر کنید، از وی اجازه بگیرید. معرفی شخصی به مشاور استخدامی یا مدیریت استخدام، روش خوبی است برای آنکه خودتان را از دیگر متقاضیان متمایز کنید. کارفرمایان به خصوص از چنین معرفی‌نامه‌هایی استقبال می‌کنند. آنها بر این باورند که کارکنانشان با درکی درست از سازمان، تنها متقاضیانی را که مناسب باشند، معرفی می‌کنند. بسیاری حتی برای ارجاع متقاضیان مناسب که بعداً استخدام می‌شوند، به کارکنانشان پاداش پرداخت می‌کنند.
- نامه‌های توضیحی درخواست نشده
این نوع از کاورلتر برای کارفرمایانی فرستاده می‌شود که تمایل دارید با آنها کار کنید و درخواست ملاقات میکنید؛ یا می‌خواهید اگر سمت خالی بالقوه‌ای پیدا شد، شما را در جریان قرار دهند.
- کاورلتر در پاسخ به یک آگهی استخدامی تهیه شده است
این نوع کاورلتر با اختلاف زیاد، معمول‌ترین شکل نامه است که در پاسخ به یک آگهی برای شغلی ویژه تهیه شده است. به ضمیمه ۵ یا ۶ که در بالا آوردیم توجه کنید که مثالی است از یک آگهی استخدام و کاورلتر در جواب آن.
- کاورلتر ارجاعی
این نوع از کاورلتر بر اساس توصیه یک شخص برای کارفرما نوشته می‌شود. شخصی که شما را به سازمان ارجاع داده است، در اولین پاراگراف کاورلتر معرفی شده است.
به یاد داشته باشید: همیشه قبل از آنکه نام معرفی را در کاورلتر ذکر کنید، از وی اجازه بگیرید. معرفی شخصی به مشاور استخدامی یا مدیریت استخدام، روش خوبی است برای آنکه خودتان را از دیگر متقاضیان متمایز کنید. کارفرمایان به خصوص از چنین معرفی‌نامه‌هایی استقبال می‌کنند. آنها بر این باورند که کارکنانشان با درکی درست از سازمان، تنها متقاضیانی را که مناسب باشند، معرفی می‌کنند. بسیاری حتی برای ارجاع متقاضیان مناسب که بعداً استخدام می‌شوند، به کارکنانشان پاداش پرداخت می‌کنند.
- نامه‌های توضیحی درخواست نشده
این نوع از کاورلتر برای کارفرمایانی فرستاده می‌شود که تمایل دارید با آنها کار کنید و درخواست ملاقات میکنید؛ یا می‌خواهید اگر سمت خالی بالقوه‌ای پیدا شد، شما را در جریان قرار دهند.
رعایت اصول بنیادین: نکات مهم و فوت و فن‌های کاورلتر
هرچند تا اینجا بخش‌های بسیاری را مورد بررسی قرار داده‌ایم و کاورلتر شما حالا یک سر و گردن بالاتر از دیگران است، اما در اینجا به چند نکته مهم اشاره می‌کنیم که کاورلتر شما را به یک برنده واقعی تبدیل می‌کند.شگفتی در یک صفحه
به یاد داشته باشید: کاورلتر شما نباید از یک صفحه تجاوز کند.
نامه هرچه طولانی‌تر، ارائه اطلاعات غیرضروری و تلف کردن وقت کارفرما بیشتر. چنین مسئله‌ای نشان می‌دهد که قادر به نگارش متنی مختصر اما مفید نیستید. کارفرما و مسئول استخدام، زمان محدودی برای هر متقاضی دارند و بررسی رزومه‌ها تنها بخشی از این مسئله است.
ساده و روان
با طراحی کاورلتر کار خود را سخت نکنید مجموعه روانی فراهم کنید که خواندنش ساده باشد. همان شیوه نوشتار و همان فونتی را استفاده کنید که در رزومه‌تان به کار بردید. از فونت‌های ساده‌ای مثل Arial, Tahoma, Verdana, Calibri, Times New Roman استفاده کنید؛ چرا که حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد. اندازه فونت‌ها را بین 10 و 12 انتخاب کنید (بسته به شکل فونت).
از به کار بردن حاشیه زینتی و پر زرق و برق خودداری کنید و هرگز عکس خودتان را ضمیمه نکنید. همیشه نوشتار را در سمت چپ کاورلتر ترازبندی کنید؛ چرا که اصولی و مطابق استانداردهای روز است.
فواصل بین نوشتار
هیچکس دوست ندارد خطوطی متوالی از نوشته را بخواند. نه تنها این مورد چشم را آزار می‌دهد، بلکه ذهن خواننده را هم تحت فشار می‌گذارد. از فواصل و فضای خالی استفاده کنید تا کاورلتر خود را چشمگیر کنید و به یاد داشته باشید که فضای بین پاراگراف‌ها را افزایش دهید، فضای کافی برای حواشی در نظر بگیرید؛ اما نه به قیمت افزایش صفحات نامه و تجاوزش از یک صفحه.
صاحب سبک و خوش کلاس باشید
کاورلتر ارسالی باید به نظر خواننده جذاب برسد. اگر کاورلتر و رزومه‌تان را از طریق پست می‌فرستید، از کاغذ سفید استفاده کنید. بخاطر داشته باشید امروزه عمده درخواست‌های شغلی توسط ایمیل ارسال می‌شوند؛ پس مطمئن شوید که سبک و شکل ایمیلتان آراسته و مرتب و خوانا باشد.
اشتباهات املایی! دقت کنید!
هشدار: اطمینان حاصل کنید که کاورلتر شما بدون اشتباه باشد. صرفاً به هجای کلمات اکتفا نکنید؛ نسبت به کلماتی که آوای یکسان ولی معنایی متفاوت دارند، دقت کنید. مثلا واژه Role که می‌تواند به غلط Roll نوشته شود و می‌تواند کارفرمایان را به شدت از کوره در ببرد. کاری کنید تا نامه‌تان کامل، دقیق و بدون دردسر خوانده شود. همیشه زمان کافی برای خواندن دقیق کاورلتر صرف کنید و سپس آنرا برای کارفرما ارسال کنید. بهتر آنکه از یک دوست که املاء کلمات را به خوبی می‌داند، بخواهید متن را تصحیح کند. گاهی اوقات یک جفت چشم تازه‌نفس می‌تواند اشتباهاتی را که شما از قلم انداخته‌اید، پیدا کند.
سبک نوشتاری درستی به کار گیرید
نسبت به زبان نوشتاری خود در کاورلتر هوشیارانه عمل کنید. در اینجا به هشت اشتباه معمول در نوشتن کاورلتر که باید از آنها اجتناب کنید اشاره می‌کنیم:1- شورش نکنید!
اگر ساختار نامه‌تان بیش از حد فشرده و انباشته از داده‌های مختلف باشد، مثل یک پیانو روی سر خواننده نامه سقوط می‌کند. بهترین است که مهارت‌ها، مدارک تحصیلی و دستاوردهای خود را کامل و دسته‌بندی شده و طوری که مخاطب را به وحشت نیندازد، ارائه کنید.
2- بی‌گدار به آب نزنید
ممکن است مدت‌ها تلاش کرده باشید وارد بازار کار شوید، ولی به صرف استیصال، هر کاری را که سر راهتان قرار می‌گیرد، قبول نکنید. به دنبال مشاغلی باشید که صادقانه آن را می‌خواهید.
3- از به کار بردن جملات منفی خودداری کنید
به کار بردن جملاتی مثل “Although I don’t have …” یا “Despite being…” چیز زیادی به توانایی‌های شما اضافه نمی‌کند. به جای آن چرخشی در جملات خود به وجود آورده و بگویید: “I can …” , “I have…” و یا “I am able to …”.
4- پُرگویی نکنید
یکی از شکایات پرتکرار کارفرمایان، نامه‌های هستند که لبالب از داده‌های غیرضروری پر شده‌اند. لازم نیست به هر گوشه‌ای سرک بکشید و پرحرفی کنید؛ فقط یک‌راست سراغ موضوع اصلی بروید. تنها یک صفحه با جملاتی کوتاه و تمیز بنویسید. اگر لحن شیوایی دارید و می‌توانید طولانی مدت صحبت کنید، بهتر است کاورلتر خود را پس از نوشتن با نگاهی بی‌رحمانه ویرایش کنید.
5- بیش از حد نگویید «من»
اندکی سلیقه و تنوع به کاورلتر خود بدهید و تمامی پاراگراف‌ها را یکسان شروع نکنید.
به یاد داشته باشید: لازم نیست همه تجربیات کاری‌تان را بازگو کنید.
سفره دلتان را به خصوص اگر در گذشته گرفتار بدشانسی شده‌اید، برای کارفرما باز نکنید. داستان‌های غم‌انگیز روح فضای مذاکره را می‌گیرند.
6- از بکاربردن واژه‌های ثقیل و دهان پر کن پرهیز کنید
سعی نکنید با استفاده از واژه‌های غریب و نامأنوس کارفرما را تحت تاثیر قرار دهید. از بیانی ساده و روشن استفاده کرده و از به کار بردن کلمات محاوره‌ای، عامیانه یا متداول در سازمان بپرهیزید.
7- هشدار! تقلب ممنوع
هرگز دروغ نگویید. حقیقت را وارونه جلوه ندهید و تظاهر نکنید شخص دیگری هستید. هر ادعای خلاف واقعی می‌تواند هنگام مصاحبه یا در فرایند بررسی معرف‌ها آشکار و دردسرساز شود.
8- نامه دست‌نویس؟ هرگز
نامه دستنوشته، غیرحرفه‌ای و تاریخ گذشته است. اگر در خانه کامپیوتر ندارید، حتماً با اندکی نگاه به اطرافتان جایی دیگر آن را خواهید یافت. همیشه می‌توانید در کتابخانه محلی به کامپیوتر دسترسی پیدا کنید. اگر مهارت کار با کامپیوتر و تایپتان در سطح پایینی قرار دارد، از یک دوست کمک بگیرید.
روی کارفرما متمرکز شوید
بسیاری از اشخاص در کاورلتر خود به جای آنکه بر نیازهای کارفرما متمرکز شوند، به این مسئله اشاره می‌کنند که چه از کارفرما می‌خواهند. یک کاورلتر خوب کارفرما را قانع می‌کند که شما آنچه برای انجام شغل مذکور لازم است را دارا هستید و به طور خلاصه می‌گوید دلیل تمایل شما برای فعالیت در آن شرکت چیست و اینکه چگونه می‌توانید ارزش کسب و کار شرکت را بالا ببرید.هیییییییس، رقم دستمزد اسرارِ مگوست!
در کاورلتر اشاره‌ای به رقم دستمزد خود نکنید. این مسئله ممکن است بر ضررتان تمام شود. هنگام دومین مصاحبه یا پس از پیشنهاد رسمی شغل، زمان مناسبی برای پیش کشیدن مسائل مالی است.سر و سامان دادن به معیارهای گزینش
اطلاعات مرتبط با معیارهای گزینش در شرح شغل ارائه می‌شوند و این روش دولت برای یافتن شخص مناسب برای شغل مورد بحث است. لازم است به معیارهای گزینش به شکلی موثر بپردازید تا بتوانید به مرحله بعدی فرایند استخدامی وارد شوید. معیارهای گزینش نوشتاری غالباً در شکل جملات یا قابلیت‌ها و شایستگی‌های کلیدی آورده می‌شوند.نشان دادن اینکه معیارهای گزینش مورد تقاضا را انجام داده‌اید، یک قدم از فرایند درخواست استخدام نیست که بتوانید آن را حذف کنید یا عجله به خرج دهید؛ بنابراین اطمینان حاصل کنید که ضرب‌الاجل درخواست را بررسی کردهاید تا زمان کافی برای آماده کردن آن در اختیار داشته باشید.
در زیر یک نمونه از معیارهای گزینش در قالب اظهاریه را ذکر کرده‌ایم:
- مهارت‌های پرورش یافته برقراری ارتباطات گفتاری و نوشتاری با قابلیت مسلم جهت مذاکره با مشتریان خارجی.
مثال‌های زیر نشان می‌دهد راه‌های گوناگونی برای ارائه معیارهای گزینش توانایی محور وجود دارد.
مثال ۱. به شکلی موثر ارتباط برقرار کنید
توانایی ارتباط برقرار کردن خود را برای گستره وسیعی از سهام‌داران، به دو شکل کلامی و نوشتاری و به روشی دقیق، زمان‌بندی شده و روشن ارائه کنید.
مثال۲. روابط کاری محکمی، پرورش و گسترش دهید
• با تعدادی از مشتریان داخلی و خارجی و سهام‌داران، روابط حرفه‌ای برقرار کنید.
• به گونه اشتراکی و همانند یک عضو تیم کار کرده و از سایر اعضا به شکلی موثر حمایت کنید.
• تائید و تصدیق دستاوردهای سایر اعضای گروه، تیم یا ستاد.
• تفاوت‌ها و گوناگونی‌های فردی و سازمانی را حمایت کرده و ارج بگذارید.
• سعی کنید کارکنان بی‌تجربه و رده پایین‌تر را راهنمایی کرده و کمک کنید تا مسیر درست را بیابند.
مثال۳. نوآوری و ابتکار
• مثالی بزنید که توانایی‌تان در پاسخ دادن با انعطاف به تقاضا برای تغییر از محیط کار را نشان دهد.
معیارها و گزینش ها می‌توانند در دو طبقه الزامی و انتخابی قرار گیرند:
الزامی: باید قادر باشید برای اقدام کردن جهت استخدام به این معیارهای گزینش پاسخ دهید.
انتخابی: اگر دارای چنین مهارت‌ها، مدارک تحصیلی یا دانشی هستید، در صف اول قرار دارید. اگر می‌توانید سعی کنید به این معیارها بپردازید.
مثال ۱. به شکلی موثر ارتباط برقرار کنید
توانایی ارتباط برقرار کردن خود را برای گستره وسیعی از سهام‌داران، به دو شکل کلامی و نوشتاری و به روشی دقیق، زمان‌بندی شده و روشن ارائه کنید.
مثال۲. روابط کاری محکمی، پرورش و گسترش دهید
• با تعدادی از مشتریان داخلی و خارجی و سهام‌داران، روابط حرفه‌ای برقرار کنید.
• به گونه اشتراکی و همانند یک عضو تیم کار کرده و از سایر اعضا به شکلی موثر حمایت کنید.
• تائید و تصدیق دستاوردهای سایر اعضای گروه، تیم یا ستاد.
• تفاوت‌ها و گوناگونی‌های فردی و سازمانی را حمایت کرده و ارج بگذارید.
• سعی کنید کارکنان بی‌تجربه و رده پایین‌تر را راهنمایی کرده و کمک کنید تا مسیر درست را بیابند.
مثال۳. نوآوری و ابتکار
• مثالی بزنید که توانایی‌تان در پاسخ دادن با انعطاف به تقاضا برای تغییر از محیط کار را نشان دهد.
معیارها و گزینش ها می‌توانند در دو طبقه الزامی و انتخابی قرار گیرند:
الزامی: باید قادر باشید برای اقدام کردن جهت استخدام به این معیارهای گزینش پاسخ دهید.
انتخابی: اگر دارای چنین مهارت‌ها، مدارک تحصیلی یا دانشی هستید، در صف اول قرار دارید. اگر می‌توانید سعی کنید به این معیارها بپردازید.
ارائه کردن معیارهای گزینش
درخواست‌های دستنوشته این روزها نایاب است؛ لیکن اگر اصرار دارید، همواره درخواست خود را با حروفی استاندارد مثل Times New Roman یا Arial شروع کرده و از اندازه ۱۱ یا ۱۲ استفاده کنید. تنها از یک نوع حرف برای متن اصلی و حروف درشت برای عناوین و موارد تاکید استفاده نمایید.نکته: سازمان‌های دولتی تمایل دارند که رزومه و معیارهای گزینش را به شکل دو مدرک جداگانه ارائه نمایید. ترکیب این دو با هم سبب سردرگمی می‌شود. یک صفحه پوشش روی معیارهای انتخابی خود بگذارید، در آن نام سمت، عنوان خالی/شغل، شماره ارجاع، جزئیات راه‌های تماس با شما و عنوان مدرک را نظیر آنچه در شکل زیر آمده، ذکر نمایید.
از فرمت صحیح استفاده کنید
هنگامی که مشغول تکمیل کردن درخواست آنلاین دولت استرالیا هستید، ممکن است از شما خواسته شود جواب سوالات را تحت عنوان خاصی بنویسید. این می‌تواند به دو طریق انجام گیرد. مثلاً از شما خواسته شود تایپ کنید یا پاسخ‌های معیارهای گزینش را در محلی در فرم تعیین شده cut-and-paste کنید.در حالی که در برخی موارد چنین کاری لازم نیست و کافی است هر معیار را جداگانه زیر عنوان خاص پاسخ گفته و سپس آنها را به درخواست ضمیمه نمایید. توصیه می‌کنیم از فرمت معقول و ساده زیر استفاده کنید.
- معیارهای خود را سفارش دهید
معیارهای خود را بر اساس نمره سفارش دهید. برای مثال: SC1 (برای اولین معیار گزینش)، سپس SC2 و به همین ترتیب. عنوان هر معیار را با حروف درشت بنویسید تا مشخص شود.
- از سربرگ و پانویس استفاده کنید
اسمتان، عنوان سمت، نام پست خالی/نام شغل و شماره ارجاع را در سربرگ یا پانویس بیاورید. هر صفحه را شماره بگذارید.
- از فضای خالی استفاده کنید
خواننده را با متن طولانی نفس‌بر نکنید. به یاد داشته باشید تا جای ممکن از فضای سفید بین عبارات و جملات استفاده کنید. از فضای خالی یک خطی و حاشیه استاندارد بهره ببرید.
- از جملات «من» استفاده کنید
برای مثال: «در سمت قبلی به عنوان کارشناس اداری من مسئول ...»
- از به کار بردن جملات با زمان مجهول پرهیز کنید
برای مثال جمله I prepared detailed reports به مراتب قوی‌تر و خوش‌آواتر از جمله Detailed reports were prepared by me می‌باشد.
- تعداد کلمات را در نظر داشته باشید
برخی از بخش‌ها (دپارتمان‌ها) متن‌های طولانی‌تر از تعداد کلمات ذکر شده را نمی‌پذیرند. اگر محدودیتی قائل نشده‌اند، سعی کنید برای هر معیار گزینش بیش از یکی دو پاراگراف ننویسید. هدفتان آن باشد که تمامی معیارها را حداکثر در ۲ یا ۳ صفحه بگنجانید. اگر شک دارید، با کارشناس مربوط چک کنید که ترجیح آژانس بر چیست.
در نیوزلند، تمام آژانس‌ها از معیارهای گزینش استفاده نمی‌کنند و آنهایی که استفاده می‌کنند، انتظار دارند که معیارهای گزینش در فرم درخواست یا نامه توضیحی در حد یک صفحه گنجانده شوند.
نکته: دربسیاری از مشاغل دولتی در نیوزلند با یک Link به جزئیات شرح مشاغل (PD) دسترسی خواهید یافت. توصیه می‌کنیم شرح وظایف را تهیه کرده و ار آن برای قواره کردن درخواست خود برای سمت‌های دولتی در نیوزلند استفاده کنید. (PD) به عنوان مثال هدف از این سمت چیست؟ پاسخگویی‌های کلیدی سمت کدام است و ویژگی‌های شخصی و حرفه‌ای که لازم دارید تا بتوانید بر شغل مسلط شوید.
کشف راز معیارهای گزینش
در این قسمت، چکیده‌ای از اجزای گوناگون معیارهای گزینش در استرالیا و اینکه چگونه الزامات آن را تشخیص دهیم، بیان می‌کنیم:جملات معیارهای گزینش
می‌توانید با شکستن جملات معیارهای گزینش به قدم‌های قابل مدیریت، خودتان را از شر جملات قلمبه‌سلمبه دولتی رها کنید. از آن جمله‌اند:1- معیارهای گزینش را به دقت بخوانید و زیر عبارات کلیدی خط بکشید. عبارات کلیدی به شما می‌گویند که معیار می‌خواهد شما چه کنید. آیا لازم است مثالی ارائه کنید تا تجاربتان دیده شود؟ آیا خواننده از شما می‌خواهد که دانش خود را به نمایش بگذارید؟ یا لازم است نشان دهید که مفهوم را درک کردهاید؟
عبارات کلیدی معمولاً کلمه اول یا دو کلمه اول جمله را تشکیل می‌دهند؛ اگرچه می‌توانند در کل معیار گزینش پخش شده باشند.
در نمودار زیر فهرستی از عبارات کلیدی مشترک که در بخش دولتی مورد استفاده قرار می‌گیرند، ارائه کرده‌ایم.
| عبارات یا کلمات کلیدی | چیزی که جواب شما باید به آن اشاره کند |
|---|---|
| قادر بودن | ممکن است این کار خاص را قبلاً انجام نداده باشید، لیکن نشان دهید که توانایی به‌دست آوردن مهارت‌ها، توانایی و دانش لازم را دارید. از مثال برای برجسته کردن تجارب قابل انتقالتان استفاده کنید. |
| آگاهی | شما به نحوی با محتوا آشنا هستید. |
| ظرفیت | دارای مهارت‌های لازم می‌باشید؛ لیکن ممکن است از آنها در زمینه کاری استفاده نکرده باشید. |
| عبارات یا کلمات کلیدی | چیزی که جواب شما باید به آن اشاره کند |
| نشان داده شده/اثبات شده | لازم است یک مثال مشخص از تجارب کاری خود ارائه کنید. |
| تجارب | وظایف خود را در گذشته به انجام رسانده‌اید. خلاصه‌ای از گستره تجربیات خود را ارائه کنید و شرح دهید چگونه در کار از آن استفاده کردهاید. |
| سطح بالا، به خوبی گسترش یافته، فوق‌العاده، برجسته و ممتاز و قوی | باید اثبات کنید در مهارت‌ها، دانش و توانایی‌هایتان فردی با استعداد و استثنایی هستید. با استفاده از یک مثال در زندگی واقعی دستاوردهای خود در زمینه مربوط را برجسته نمایید. |
| دانش | باید به خواننده نشان دهید که با موضوع اصلی آشنا هستید. شرح دهید چگونه دانشی را که از طریق کار، تجربه و یادگیری آموخته‌اید، به کار گرفته‌اید. |
| اجباری، در اختیار داشتن | این یکی از الزامات قطعی سمت است. برای مثال مدرک دانشگاهی یا معادل آن، گواهی‌نامه رانندگی یا ثبت‌نام حرفه‌ای. |
| اثبات شده | شما با موفقیت فعالیت‌های خود در گذشته را انجام داده‌اید و می‌توانید ادعای خود را با شواهد و مدارک پشتیبان، اثبات کنید. |
| درک و فهم | دانش شما فقط محدود به عناوین مطالب نمی‌شود، تمامی مطلب را درک کرده و اهمیت و اعتبار آن را فهمیده‌اید. |
یک روش خوب برای شناسایی کلیدواژه‌های مورد نیاز آن است که زیر تمامی عبارات کلیدی در شرح شغل خط بکشید و از آنها به عنوان نشانه جهت یافتن دانش، مهارت‌ها و ویژگی‌های شخص که سمت به دنبال آنها است، استفاده کنید. برای مثال، فرض کنید زیر عبارت‌های کلیدی جمله (جدول ۲-۱۳) به شکل زیر خط کشیده‌ایم.
SC1: Demonstrated customer service skills with a proven ability to work both autonomously and in a team environment.
خب، حالا به عبارت کلیدی “demonstrated” مراجعه کرده و از خودتان بپرسید که «آنها می‌خواهند من چه چیز را به نمایش بگذارم؟» و بعد از آن می‌بینید که “customer service skills” یک کلیدواژه است. همینطور به “proven ability” نگاهی بکنید و از خود سوال کنید که «آنها می‌خواهند من چه چیز را اثبات کنم؟» در عین حال team environment و autonomously دو کلیدواژه دیگر هستند.
2- پاسخ خود را بنویسید و نشان دهید که مدارک تحصیلی شما با معیارهای خواسته شده تطابق دارد. برای پرداختن به معیارها در قدم دوم، لازم است که مثال مشخصی از زمانی که مهارت‌های خدمات مشتریان را به نمایش گذاشته‌اید، ارائه نمایید. یک مثال مشخص از زمانی که به طور مستقل کار کردهاید و یک مثال مشخص از زمانی که با یک تیم همکاری کردهاید.
در قسمت آینده جواب‌های نوشتاری، معیارهای گزینش را ببینید.
معیارهای گزینش شایستگی محور
برای معیارهای گزینش شایستگی محور، فرایند کار، اندکی متفاوت است. شایستگی غالباً به شکلی صادقانه با فهرستی از کلمات توصیفی ابراز می‌شود. در زیر یک مثال را ملاحظه میکنید؛ مثالی برای شور و شوق شخصی و شرافت (شایستگی).(کلمات توصیفی)
- سطح بالایی از حرفه‌ای‌گری، استقلال، شرافت و مسئولیت را به نمایش می‌گذارد
- تشخیص موقعیت مثبت کاری
- دارا بودن و ارتقاء درجات APS، کد رهبری APS و کد رهبری آژانس و سایر استانداردهای اخلاقی و حرفه‌ای
- به نمایش گذاشتن ابتکار و نوآوری، انگیزش و انرژی
- نشان دادن انعطاف‌پذیری، تعهد، شجاعت و شعور
با وجود شایستگی نیازی ندارید به هر مورد مهمی به عنوان یک معیار گزینش جداگانه بپردازید. کلمات توصیفی که درون هر عنوان شایستگی نهفته است، به طور خلاصه نشان می‌دهد که در یک سطح طبقه‌بندی خاص چه مورد انتظار است. آنها به شما می‌گویند که شایستگی چه معنایی می‌دهد.
کلمات توصیفی درواقع سرمشق هستند.
لازم است مثالی از یک موقعیت خاص ارائه کنید. جایی که شایستگی خود را به نمایش گذاشته‌اید، هنگامی که در حال بیان پاسخ خود می‌باشید، کلمات توصیفی را در نظر داشته باشید. مطمئن باشید که از مثال‌های جدید استفاده کنید. اکثر آژانس‌های دولتی رهنمون‌های خاص خود را برای پرداختن به معیارهای گزینش شایستگی محور دارند. بهترین راه‌حل آن است که وبسایت آژانس یا کمیته مشاغل دولتی را بررسی کنید تا ببینید آیا اطلاعات اضافی برای نحوه پرداختن به شایستگی‌های کلیدی وجود دارد؟
نکته: می‌توانید اطلاعات لازم جهت پرداختن به معیارهای گزینش را در خدمات دولتی استرالیا با Download کردن مدارک cracking the code در وبسایت کمیسیون خدمات دولتی استرالیا به آدرس زیر بیابید.
www.aspc.gov.au
www.aspc.gov.au
نوشتن پاسخ‌های معیارهای گزینش
می‌دانید که درباره چه باید بنویسید؛ قدم بعد آن است که این کار را انجام دهید. در این قسمت، در این باره صحبت می‌کنیم که چگونه به پاسخ‌های معیارهای گزینش سر و سامان دهید؛ همچنین، چند مثال از پاسخ‌های نوشتاری را ارائه می‌کنیم.تنظیم کردن و سر و سامان دادن به پاسخ خود
از این چارچوب به عنوان یک راهنما جهت تنظیم کردن و سر و سامان دادن به پاسخ‌های معیارهای گزینش خود استفاده کنید:1- معیارهای گزینش را یادداشت کنید
معیارهای گزینش را در بالای صفحه فهرست کنید
2- با یک جمله آغازین شروع کنید
با یک جمله آغازین که به خواننده می‌گوید شما معیارهای گزینش را درک کردهاید، شروع کنید. به چند مثال توجه کنید:
SC1 مهارت‌های سطح بالای ارتباطات نوشتاری
من دارای ارتباطات سطح بالای نوشتاری می‌باشم
SC2 مهارت‌های خدمات به مشتری را به نمایش گذاشته‌است
با بیش از ۵ سال سابقه و تجربه به عنوان نماینده خدمات مشتری در یک مرکز تماس، مهارت‌های خدمت به مشتری را به شکل چشمگیری ارتقا داده‌ام.
SC3 مهارت‌های سطح بالای سرپرستی و نظارت
در طول ۵ سال گذشته، به ویژه در سمت خود به عنوان رهبر تیم، مهارت‌های نظارت و سرپرستی را درسطحی قوی گسترش داده ام.
SC4 مهارت‌های عالی سازمانی با توانایی اثبات شده در هماهنگی رویدادها
به عنوان معاونت اداری در شرکت ABC مسئول هماهنگی تعدادی از رویدادها بودم که به مهارت عالی سازمانی نیازمند بود.
SC5 درک فرصت برابر استخدامی
درک بسیار خوبی از قوانین فرصت برابر شغلی دارم. به عنوان مشاور روابط صنعتی ۷ سال کار کرده‌ام.
SC6 قابلیت کار موثر در فضای تیمی
سمت من به عنوان هماهنگ کننده جمع‌آوری اعانات دانشگاه، باعث شد به شکلی موثر در تیم کار کنم.
3- یک جمله پشتیبان تدوین کنید
حال با گسترش جمله آغازین نشان دهید که چگونه با معیارهای گزینش تطابق دارید. طی یک مثال به خواننده نشان دهید چگونه از مهارت‌ها و دانشتان در عمل استفاده کردهاید. یک راه استفاده از روش STAR است که توسط(DDI) Development Dimensions International ,ابداع شده‌است. کلمه STAR سرواژه کلمات زیر است:
Situation/Task
شرایط را تشریح کنید. «موقعیت» یا «کار» زمینه یا حوزه‌ای است که در آن دست به عمل می‌زنید؛ در عین حال عمل کردن به شیوه‌ای خاص را تشریح می‌کند.
Action. کاری را که انجام داده‌اید، شرح دهید. فعالیت، یک عمل گفتاری یا نوشتاری از سوی شما در پاسخ به یک موقعیت یا کار است.
Result. پی‌آمد عملیات خود را شرح دهید. نتیجه، اثر عملکرد شماست. آنها به مسئولان استخدام می‌گویند که عمل یک فرد چه تغییر یا تفاوتی ایجاد کرده و آیا این عملیات موثر و مناسب بوده‌اند؟
مثال‌های معیارهای گزینش
در اینجا چند نمونه پاسخ به دو معیار گزینش که متقاضیان باید داشته باشند، یعنی «دانش» و «درک» ایمنی و سلامت محیط کار Workplace Health and Safety (WHS) و قوانین و الزامات مربوطه.نشان دادن دانش خوب کاری
در زیر نمونه‌ای از دانش خوب کاری را نمایش می‌دهیم.
SC1 دانش سلامت و ایمنی محل کار
من توانسته‌ام دانش سلامت و ایمنی محل کار (WHS) را در حین کار کردن در بخش دولتی به خوبی گسترش دهم. به عنوان یک مشاور HR در بخش ABC، دوره‌های آموزشی لازم جهت کسب اطلاعات مصوبه را گذراندم و نسبت به مسائل و موارد زیر آگاهی یافتم: محل خروجی‌های آتش، تجهیزات اورژانس، تسهیلات کمک‌های اولیه، کارشناسان سلامت و ایمنی محل کار و نقاط و محل‌های تخلیه. همچنین جزوات مربوط به سلامت و ایمنی محل کار را مطالعه کرده و با تدابیر، روش‌ها و راهنمایی‌های لازم از طریق اینترانت بخش آشنایی پیدا کردم. اخیراً در یک کارگاه، نصف روز برای مسائل مربوط به ارگونومیک و روش‌های درست از جا بلند کردن شرکت نمودم. به علاوه در بخش فوق‌لیسانس مدیریت منابع انسانی دانشگاه شرکت کرده و نمره بسیار خوبی در موضوع سلامت و ایمنی در محل کار به دست آوردم.
من آگاهم که هدف اصلی (نام مصوبه) آن است که از وقوع مرگ، جراحات و بیماری در محل کار جلوگیری کنیم.
(نام مصوبه) درواقع چارچوبی است که هر دو سوی ماجرا یعنی کارفرما و کارکنان را مجبور می‌کند که مواجه با خطر را به حداقل کاهش دهند. به عنوان یک کارمند، وظیفه دارم که الزامات سلامتی و ایمنی را درمحل کار رعایت کرده، در آموزش شرکت کنم و خطرات بالقوه را به سرپرست بلافصل خود گزارش دهم. از تجهیزات حفاظتی به خوبی استفاده کنم و با استفاده غلط از تجهیزات سلامت و ایمنی، هیچ شخص دیگری را عامدانه یا آگاهانه با خطر مواجه نکنم.
به یاد داشته باشید: هنگامی که معیار گزینش به دانش نیازمند است، لازم است به هیئت نشان دهید با موضوع آشنا هستید و اصول مرتبط با قوانین را می‌شناسید. همواره به این موضوع اشاره کنید که دانش کسب کردهاید. اگر می‌توانید کمی پیش رفته و با مثالی به روشنی نشان دهید که چگونه در گذشته دانش خود را به کار بسته‌اید.
نشان دادن درک عمیق‌تر
در زیر مثالی می‌آوریم که درک عمیق‌تر از قوانین را به نمایش می‌گذارد.
SC2 درک سلامت و ایمنی محل کار
با بیش از ۷ سال تجربه به عنوان سرپرست تیم یک مرکز تماس با درکی عالی از سلامت و ایمنی محل کار به دست آورده‌ام.
به عنوان یک مدیر در بانک XYZ، نسبت به مسئولیت‌هایم تحت (نام مصوبه) آگاهم تا حامی سلامت، ایمنی و رفاه تمامی کارکنانم باشم. مدیریت ریسک در یک مرکز تماس مستلزم آن است که وضعیت راهروها، ورودی‌ها و خروجی‌های اضطراری کاملاً مطمئن و خالی از موانع و گرفتگی باشد تا از صدمات و جراحات احتمالی پرهیز شود. همچنین همواره کارکنان را تشویق می‌کنم شرایط کاری ایمن را تمرین کنند. با تنظیم کردن هدست، صندلی‌ها و صفحه مانیتور به شکلی مستمر می‌توانند خطر صدمات عضلانی را کم کنند. در عین حال متوجه درجه حرارت داخل مرکز هستم و کارکنان را به نوشیدن مقادیر زیادی آب تشویق می‌کنم و هرازگاهی تنفسی کوتاه برای کشش و استراحت.
کارکنان جدید در مرکز تماس با مسائل سلامت و ایمنی آشنا می‌شوند و شخصاً به طور منظم آموزش‌هایی (WHS) را برای کارکنان به اجرا درمی‌آورم. به تمامی کارکنان توصیه شده که برای شناخت خطرات، روش کار ارائه کنند و دنبال کردن فرایندی صحیح به هنگام وقوع یک شوک اکوستیک را بیاموزند.
پذیرش و اجرای تمرین‌های کار ایمن در مرکز تماس به نتایج زیر منجر گردیده است: کاهش غیبت از کار و نقل و انتقالات (جابه‌جایی)، کاهش فشارهای محل کار و به طور کلی کاهش هزینه‌ها و بالا رفتن روحیه.
در زیر مثالی می‌آوریم که درک عمیق‌تر از قوانین را به نمایش می‌گذارد.
SC2 درک سلامت و ایمنی محل کار
با بیش از ۷ سال تجربه به عنوان سرپرست تیم یک مرکز تماس با درکی عالی از سلامت و ایمنی محل کار به دست آورده‌ام.
به عنوان یک مدیر در بانک XYZ، نسبت به مسئولیت‌هایم تحت (نام مصوبه) آگاهم تا حامی سلامت، ایمنی و رفاه تمامی کارکنانم باشم. مدیریت ریسک در یک مرکز تماس مستلزم آن است که وضعیت راهروها، ورودی‌ها و خروجی‌های اضطراری کاملاً مطمئن و خالی از موانع و گرفتگی باشد تا از صدمات و جراحات احتمالی پرهیز شود. همچنین همواره کارکنان را تشویق می‌کنم شرایط کاری ایمن را تمرین کنند. با تنظیم کردن هدست، صندلی‌ها و صفحه مانیتور به شکلی مستمر می‌توانند خطر صدمات عضلانی را کم کنند. در عین حال متوجه درجه حرارت داخل مرکز هستم و کارکنان را به نوشیدن مقادیر زیادی آب تشویق می‌کنم و هرازگاهی تنفسی کوتاه برای کشش و استراحت.
کارکنان جدید در مرکز تماس با مسائل سلامت و ایمنی آشنا می‌شوند و شخصاً به طور منظم آموزش‌هایی (WHS) را برای کارکنان به اجرا درمی‌آورم. به تمامی کارکنان توصیه شده که برای شناخت خطرات، روش کار ارائه کنند و دنبال کردن فرایندی صحیح به هنگام وقوع یک شوک اکوستیک را بیاموزند.
پذیرش و اجرای تمرین‌های کار ایمن در مرکز تماس به نتایج زیر منجر گردیده است: کاهش غیبت از کار و نقل و انتقالات (جابه‌جایی)، کاهش فشارهای محل کار و به طور کلی کاهش هزینه‌ها و بالا رفتن روحیه.
به یاد داشته باشید: هنگامی که یک معیار گزینش به «درک» احتیاج دارد، قدمی به جلو برداشته و از اینکه صرفاً می‌دانید چه چیزی هست، پیش‌تر روید. لازم است نشان دهید که موضوع را درک کرده و فهمیده‌اید و از اهمیتش در محیط کار آگاهید.
تجربیات خود را به نمایش بگذارید
هنگامی که لازم است تجربیاتتان را در حوزه‌ای خاص به نمایش بگذارید یا اثبات کنید، تبدیل ایده‌ها و ارائه آنها در قالب کلمات گاهی دشوار می‌نماید. در اینجا چند ایده استادانه که می‌تواند در پاسخ این نوع معیارهای گزینش به کار آید ارائه می‌کنیم.
- صریح و روشن باشید
- مثالی از تجربیات کاری‌تان بگویید تا مهارت‌ها، توانایی‌ها و دانش شما را به نمایش درآورد
- شواهدی ارائه کنید که نشان دهد چگونه شایستگی خود را احراز کردید. در مثالتان شرح دهید که چه فرایند یا عملیاتی جهت پرداختن به موقعیت اتخاذ گردید.
- بر پیامدهای حاصله متمرکز شوید.
- از روش STAR که قبلاً در این بخش شرح داده شد، به عنوان چارچوب ساختن قاب پاسخ‌های خود استفاده کنید.
با مشکل‌گشایی گروهی آغاز کنید. درباره عملکرد روزانه خود فکر کنید. در مثال پیشرو از روش STAR استفاده کرده‌ایم:
SC3 نشان دادن توانایی حفظ یک محیط کار امن
Situation: در طول ۵ سال گذشته، به ویژه در سمت خویش به عنوان کارشناس سلامت و ایمنی محل کار در کالج تجارت ABC توانایی خود برای حفظ یک محیط کار ایمن را به نمایش گذاشته ام.
Task: در این موقعیت، بسیاری از سوانح را بررسی کرده و در جهت اصلاح سلامت و ایمنی محل کار تغییراتی را توصیه نمودم.
اخیراً یک شیشه‌بر با ۲ سال سابقه کار هنگام جا انداختن شیشه در قاب، انگشت شست خود را مجروح کرد؛ چرا که فشار را به وسط قاب شیشه به جای لبه‌های بیرونی وارد کرد؛ در نتیجه شیشه خرد شد و انگشت وی را مجروح ساخت.
Action: هنگامی که گزارش سانحه ارائه شده بود، از معلم خواستم یک فرم گزارش سانحه را پر کرده و ارزشیابی ریسک را در محل کار رهبری نماید تا علت و شرایط حادثه روشن شود.
فاکتورهای پیدا شده نشان داد که کارآموز شیشه‌بر به هنگام حادثه از تجهیزات حفاظت شخصی Personal protective equipment (PPE) استفاده نکرده‌است و از دنبال کردن روش‌های کاری عاجز بوده است. بر اساس تحقیقات به عمل آمده، گزارشی درمورد ارزیابی سلامت و ایمنی محل کار برای مدیر برنامه تهیه نمودم و در آن توصیه کردم که کارآموزان شیشه‌بر به هنگام کلاس‌های تمرینی از دستکش و مچ‌بند حفاظتی جهت اجتناب از جراحات استفاده کنند. کارآموز مجروح برای دریافت آموزش‌های لازم و یادگیری روش‌های صحیح شیشه‌بری به کلاس‌های مربوط فرستاده شد و روش‌های موجود به روش‌های PPE الحاق گردید.
تمامی کارآموزان شیشه‌بری تشویق شدند تا دوره‌های آموزشی را طی نموده و جابه‌جایی جام‌های شیشه و جاگذاری آنها در قاب مربوط را دوباره بیاموزند.
Result: تمامی توصیه‌ها توسط مدیریت ارشد تأیید گردید. گزارش‌های منتهی به فصل July سلامت و ایمنی محل کار نشان داد که با تکمیل و بهره‌برداری از روش‌های جدید، جراحات ناشی از شیشه‌بری به ۷۵درصد کاهش یافته است.
توجه: هنگامی که پاسخ‌های خود را می‌نویسید، از عناوین STAR استفاده نکنید. این مثال جهت ارائه یک رهنمون آورده شده‌است.
هشدار: هنگامی که قرار شد پاسخ‌هایتان به معیارهای گزینش را بنویسید، تا آخرین دقیقه آن را رها نکنید. سر و سامان دادن به یک درخواست با کیفیت به زمان نیازمند است.
نکته: قبل از نوشتن پاسخ‌های معیارهای گزینش، تمامی وظایف یا تکالیف سمت در شرح شغل را به دقت مطالعه کنید. در درخواست نوشتاری خود به هیئت نشان دهید که این کار یا وظایفی مشابه آن را قبلاً انجام داده‌اید و به انجام رسانده‌اید.
اگر یک متقاضی درون سازمانی هستید، اطمینان حاصل کنید که هیچ اطلاعات مهمی را در درخواست خود فراموش نکرده‌اید؛ حتی اگر تمام اعضای هیئت را می‌شناسید، هرگز تصور نکنید که آنها درباره شما و کارتان آگاهی قبلی دارند.
هنگامی که لازم است تجربیاتتان را در حوزه‌ای خاص به نمایش بگذارید یا اثبات کنید، تبدیل ایده‌ها و ارائه آنها در قالب کلمات گاهی دشوار می‌نماید. در اینجا چند ایده استادانه که می‌تواند در پاسخ این نوع معیارهای گزینش به کار آید ارائه می‌کنیم.
- صریح و روشن باشید
- مثالی از تجربیات کاری‌تان بگویید تا مهارت‌ها، توانایی‌ها و دانش شما را به نمایش درآورد
- شواهدی ارائه کنید که نشان دهد چگونه شایستگی خود را احراز کردید. در مثالتان شرح دهید که چه فرایند یا عملیاتی جهت پرداختن به موقعیت اتخاذ گردید.
- بر پیامدهای حاصله متمرکز شوید.
- از روش STAR که قبلاً در این بخش شرح داده شد، به عنوان چارچوب ساختن قاب پاسخ‌های خود استفاده کنید.
با مشکل‌گشایی گروهی آغاز کنید. درباره عملکرد روزانه خود فکر کنید. در مثال پیشرو از روش STAR استفاده کرده‌ایم:
SC3 نشان دادن توانایی حفظ یک محیط کار امن
Situation: در طول ۵ سال گذشته، به ویژه در سمت خویش به عنوان کارشناس سلامت و ایمنی محل کار در کالج تجارت ABC توانایی خود برای حفظ یک محیط کار ایمن را به نمایش گذاشته ام.
Task: در این موقعیت، بسیاری از سوانح را بررسی کرده و در جهت اصلاح سلامت و ایمنی محل کار تغییراتی را توصیه نمودم.
اخیراً یک شیشه‌بر با ۲ سال سابقه کار هنگام جا انداختن شیشه در قاب، انگشت شست خود را مجروح کرد؛ چرا که فشار را به وسط قاب شیشه به جای لبه‌های بیرونی وارد کرد؛ در نتیجه شیشه خرد شد و انگشت وی را مجروح ساخت.
Action: هنگامی که گزارش سانحه ارائه شده بود، از معلم خواستم یک فرم گزارش سانحه را پر کرده و ارزشیابی ریسک را در محل کار رهبری نماید تا علت و شرایط حادثه روشن شود.
فاکتورهای پیدا شده نشان داد که کارآموز شیشه‌بر به هنگام حادثه از تجهیزات حفاظت شخصی Personal protective equipment (PPE) استفاده نکرده‌است و از دنبال کردن روش‌های کاری عاجز بوده است. بر اساس تحقیقات به عمل آمده، گزارشی درمورد ارزیابی سلامت و ایمنی محل کار برای مدیر برنامه تهیه نمودم و در آن توصیه کردم که کارآموزان شیشه‌بر به هنگام کلاس‌های تمرینی از دستکش و مچ‌بند حفاظتی جهت اجتناب از جراحات استفاده کنند. کارآموز مجروح برای دریافت آموزش‌های لازم و یادگیری روش‌های صحیح شیشه‌بری به کلاس‌های مربوط فرستاده شد و روش‌های موجود به روش‌های PPE الحاق گردید.
تمامی کارآموزان شیشه‌بری تشویق شدند تا دوره‌های آموزشی را طی نموده و جابه‌جایی جام‌های شیشه و جاگذاری آنها در قاب مربوط را دوباره بیاموزند.
Result: تمامی توصیه‌ها توسط مدیریت ارشد تأیید گردید. گزارش‌های منتهی به فصل July سلامت و ایمنی محل کار نشان داد که با تکمیل و بهره‌برداری از روش‌های جدید، جراحات ناشی از شیشه‌بری به ۷۵درصد کاهش یافته است.
توجه: هنگامی که پاسخ‌های خود را می‌نویسید، از عناوین STAR استفاده نکنید. این مثال جهت ارائه یک رهنمون آورده شده‌است.
هشدار: هنگامی که قرار شد پاسخ‌هایتان به معیارهای گزینش را بنویسید، تا آخرین دقیقه آن را رها نکنید. سر و سامان دادن به یک درخواست با کیفیت به زمان نیازمند است.
نکته: قبل از نوشتن پاسخ‌های معیارهای گزینش، تمامی وظایف یا تکالیف سمت در شرح شغل را به دقت مطالعه کنید. در درخواست نوشتاری خود به هیئت نشان دهید که این کار یا وظایفی مشابه آن را قبلاً انجام داده‌اید و به انجام رسانده‌اید.
اگر یک متقاضی درون سازمانی هستید، اطمینان حاصل کنید که هیچ اطلاعات مهمی را در درخواست خود فراموش نکرده‌اید؛ حتی اگر تمام اعضای هیئت را می‌شناسید، هرگز تصور نکنید که آنها درباره شما و کارتان آگاهی قبلی دارند.
